透過試算表匯入訪客預約
在來訪日曆上透過 Excel 試算表批次建立訪客預約，使用相同的預約編號將多位訪客合併為同一筆預約，並在建立前檢查與修正異常資料列。
使用 來訪日曆 上的 匯入 功能，即可從 Excel 試算表批次建立訪客預約（每一列代表一位訪客）。匯入後的邀請信寄發、審批流程、訪客證與簽到行為皆與逐筆手動建立完全相同，適合匯入大型活動賓客名單，或在從其他系統移轉至 Offision時批次載入既有預約。
1. 開啟訪客邀請並按一下「匯入」
前往 訪客 › 訪客邀請（頁面標題為 來訪日曆），按一下日曆頂端 邀請訪客 旁邊的 匯入。
來訪日曆頂部「邀請訪客」旁邊的「匯入」按鈕。
對話框左側包含 匯入、地點匯入ID，以及（當任一到訪目的設有訪問 ID 時）到訪目的匯入ID 分頁。
匯入分頁：下載範本、填寫訪客預約並上傳檔案。
2. 確認地點與到訪目的皆有匯入 ID
試算表一律以 訪問ID 指定大樓、房間與到訪目的，不可填寫顯示名稱：
- 地點匯入ID：列出所有大樓與訪客房間的 ID 及複製按鈕，按 下載 可將對照表存成 Excel。若某棟大樓尚無匯入 ID，將游標移至該列並按一下鉛筆圖示即可直接設定。
- 到訪目的匯入ID：列出各到訪目的的 訪問ID，按一下列上的鉛筆圖示即可開啟編輯視窗。
「地點匯入ID」分頁，列出試算表指定大樓或房間所用的代碼。
「到訪目的匯入ID」分頁，列出範本到訪目的欄位所需的代碼。
3. 下載專屬試算表範本
按一下 下載範本，系統會依您租戶目前的到訪目的與自訂額外欄位動態產生 Excel 檔案（內含兩列共用同一 預約編號 的示範資料）：
| 欄位 | 填寫內容 |
|---|---|
| 到訪目的（匯入ID） | 僅在到訪目的設有 訪問ID 時出現；請填入 到訪目的匯入ID 分頁中的代碼 |
| 預約編號 | 選填。填寫相同編號的資料列會合併為同一筆多訪客預約；留空則各自獨立成一筆預約 |
| 開始 / 結束 | YYYY-MM-DD HH:mm，依到訪地點當地時區解讀 |
| 全天 | yes 或 no |
| 地點（匯入ID） | 大樓或房間的 訪問ID（多個地點請以逗號分隔） |
| 邀請人 | 員工的電子郵件地址；留空時預設由您本人擔任邀請人 |
| 訪客姓名 | 每一列皆為必填 |
| 電郵 / 手機號碼 / 自訂識別鍵 | 至少填寫一項訪客設定所接受的識別資料（手機號碼須加上國碼） |
| 公司 / 職位 / 部門 / 電話號碼 | 選填的訪客個人資料 |
| 備註（給接待員） | 供櫃台接待人員查看的內部備註（訪客本人不會看到） |
| 額外欄位（每欄對應一題） | 欄位標題會註明所需格式（YYYY-MM-DD、HH:mm、yes/no、123 或選項名稱） |
上傳檔案型與格式化文字型的額外欄位無法透過試算表匯入，因此不會出現在範本中。
4. 填寫訪客預約與群組分組規則
每一列填寫 一位訪客。若同一場到訪包含四位賓客，請讓這四列共用同一個 預約編號，並填寫完全相同的目的、地點、邀請人與時間（僅訪客個人欄位可不同）。
共用相同預約編號的資料列會合併為一筆多訪客預約；預約編號留空則各自獨立成一筆。
開始與結束時間皆以 到訪地點的當地時間 解讀，與您執行匯入時所在的時區無關。預覽畫面頂端會標示系統解讀所採用的時區。
5. 上傳檔案並修正問題資料列
在 選擇檔案 上傳 .xlsx 或 .xls 檔案。預覽畫面會統計 就緒 與 需處理 的筆數，並僅列出有問題的預約及對應的 Excel 列號：
驗證預覽僅列出有問題的預約項目、錯誤欄位與來源 Excel 列號。
| 顯示訊息 | 原因與處理方式 |
|---|---|
| 沒有到訪目的使用此匯入ID | 目的代碼與 到訪目的匯入ID 分頁中的任何項目皆不符 |
| 開始或結束時間缺少或無法解讀 | 時間欄空白或格式並非 YYYY-MM-DD HH:mm |
| 結束時間早於開始時間 | 開始與結束時間填反 |
| 未填寫地點 | 地點（匯入ID） 欄位為空 |
| 沒有大樓或房間使用此匯入ID | 地點代碼與 地點匯入ID 分頁中的任何項目皆不符 |
| 此大樓本月的訪客用量已用完 | 該棟大樓本月的訪客授權額度已用盡 |
| 沒有使用者使用此電子郵件地址 | 邀請人 電郵不屬於任何系統使用者 |
| 此使用者無法邀請訪客（缺少權限或授權） | 該名邀請人缺少訪客邀請權限或授權 |
| 必須填寫訪客姓名 | 訪客姓名 欄位為空 |
| 請填寫電子郵件地址、手機號碼或查詢鍵 | 缺少訪客設定所接受的識別欄位 |
| 請為手機號碼加上國碼 | 手機號碼未包含國際國碼 |
| 此國碼未在訪客管理設定中啟用 | 該國碼尚未啟用（請先新增該區碼） |
| 使用此預約編號的資料列，其預約內容不一致 | 共用同一預約編號的資料列在目的、地點、邀請人或時間上不一致 |
| 與先前的預約有相同的訪客、地點與時間 | 試算表中出現重複預約，系統僅保留第一筆 |
按一下 下載待修正資料 可將有問題的資料列單獨匯出為範本格式，方便您先建立無誤的預約，修正後再補上傳這個較小的檔案。
6. 建立訪客預約
對話框頁腳會顯示就緒的預約數與訪客數。按一下 建立 即可逐筆建立有效預約並顯示進度（即使上方仍有待處理的問題列，無誤的預約依然可先建立）。
預覽頁腳顯示就緒的預約與訪客筆數，以及「建立」按鈕。
若個別預約在寫入階段失敗，完成訊息會列出列號（第 … 列無法建立。），其餘預約則已完成建立。
7. 在日曆上確認匯入結果
關閉對話框後，新建的預約即會顯示在 來訪日曆 上，並照常套用審批規則、核准後寄發邀請函，以及在當日於接待處完成簽到。
此匯入功能不涵蓋的項目
- 訪客名錄與長期通行證：此功能匯入的是包含時間與接待人的單次預約；常客通行證請在 訪客長期通行證 頁面匯入。
- 員工於使用者應用程式發起的群組邀請：員工在 Offision 應用程式邀請多位賓客時，請使用邀請表單內的匯入功能（請參閱邀請訪客）。