尋找、列入黑名單並刪除一位訪客的資料

每一個曾被邀請過的人，在 訪客資料 都有一列——第一次有人邀請他時建立，之後每次到訪都重複使用。「請刪除我的資料」的請求、你再也不想見到的承包商、拼錯的電郵——都在這一頁處理。但到訪本身不在這裡。

1. 打開訪客資料

在訪客管理選單裡打開 訪客資料——「訪客的詳細信息，例如電子郵件、手機號碼和公司名稱。」

2. 找到那個人

只有一個搜尋框，在 名稱 欄的標頭，而它比對的不只是名字：電郵、電話和手機號碼、公司、職位、部門，以及 自訂識別鍵。輸入其中任何一項即可。沒有日期篩選——這份清單是人，不是到訪——最新的資料排在最上面。清單上方的切換鈕在正常 和 被列入黑名單 之間切換；黑名單裡的人只會出現在第二個檢視。排序 / 欄位 可以顯示隱藏的欄，例如電話、部門和身份證號碼。

3. 讀資料

選取一列會打開側邊面板：聯絡方式（電郵、手機、電話）和 職業資訊（公司、職位、部門、自訂識別鍵、身份證號碼——一律遮罩）。它不顯示的是到訪歷史。這個人的到訪在 訪客證 清單，他的動作在訪客管理的 紀錄；這裡的資料只說明他是誰。

4. 編輯、複製或列入黑名單

編輯 修正之後每一次邀請會用到的資料。複製 用同一組資料再建一筆——例如同一個人有第二個電郵。加入黑名單 會問「確認新增到黑名單」；從此這個人只出現在 被列入黑名單 檢視，而如果訪客管理設定裡的 啟用黑名單訪客警告電子郵件 是開著的，他一簽到訪客管理者就會收到電郵。從黑名單中刪除 則反向操作。

5. 刪除——以及留下的東西

面板底部的 刪除 會問「確認移除以下項目？」，然後把這一列從清單移除。它移除的只有這個：這個人的到訪、訪客證和邀請原封不動，也沒有任何資料被匿名化。資料進入 資源回收筒——清單底部的切換鈕——在那裡 恢復 可以把它找回來。因為刪除後的資料不再佔用那個電郵或號碼，同一個人可以再次被邀請，只是會得到一筆新的資料。

6. 真正抹除

真正的抹除是訪客管理 設定 裡的清除。清除訪客到訪記錄信息 會永久刪除超過你在那裡設定的保留期、且沒有活動的到訪、訪客證和訪客；清除訪客身份證件信息 依同一排程遮罩身份證號碼。兩者各有一個 立即清除 按鈕，確認訊息會先給出筆數——「將永久刪除 … 筆訪客記錄。此操作無法復原。是否繼續？」和 「將永久遮罩 … 筆訪客身份資料。此操作無法復原。是否繼續？」。最近到訪過的人還不夠舊，不會被清除——「目前沒有可清除的舊訪客記錄。」的意思就是保留期還沒過。

7. 確認結果

再搜尋一次那個人。刪除之後他從 正常 消失、出現在 資源回收筒；清除之後兩邊都沒有，他的到訪也從 訪客證 清單消失了。