予約をキャンセルする

キャンセルすると会議室が返ります。予約は自分のカレンダーからも相手のカレンダーからも消え、その時刻以降その会議室は空きに戻り、予約が使っていたクォータも返却されます。会議室や自分のカレンダーが Outlook や Google と同期している場合は、そちらのミーティングも取り消されます。つまり招待した相手には、あなたではなくカレンダー側から通知が届きます。

1. 予約を開く

見えているところならどこからでも構いません。ホーム画面のマイ予約、マイカレンダー、リソースカレンダーのいずれをクリックしても同じカードが開き、その下端にキャンセルがあります。カードの図は作成済みの予約を編集するにあります。

2. キャンセルを選ぶ

会議室を含む予約や、まとめて作成された予約では、キャンセルを選ぶとメニューが開きます。それ以外ではそのままキャンセルの手続きが始まります。繰り返しの予約なら手順 3 へ、そうでなければ手順 4 へ進んでください。

上の 2 つがあるからこそ、これはボタンではなくメニューになっています。オンラインに移したミーティングに会議室は要りませんし、ミーティング自体は行うとしても会議室は返す価値があります。これはキャンセルとは別の意図で、ボタンに「キャンセル」と書いてあるだけに見落としやすいところです。

会議室の予約のみキャンセルは先に確認を求めます。「会議室を解除してミーティングを残しますか？参加者に通知されます。」 オンラインミーティングに変更は確認を出しません。会議室を外し、オンラインミーティングを有効にした状態で予約フォームが開くので、そこで保存するまで何も変わりません。

3. 繰り返しの予約では、削除する範囲を選ぶ

繰り返しの予約でミーティングをキャンセルを選ぶと、まず定期予約を削除で範囲を聞かれます。見出しは*「削除する範囲を選択」*です。

シリーズの予約 — ひとつの繰り返しパターンではなく、まとめて作成された複数の予約 — では、同じ問いがメニュー上の 2 項目になります。この予約のみキャンセルか、シリーズをすべてキャンセルです。後者は件数付きで確認されます。「このシリーズの今後の予約 12 件をすべてキャンセルしますか？参加者に通知されます。」 キャンセルされるのはまだ始まっていない分だけで、実施済みのセッションは記録に残ります。

4. 確認する

最後は削除という見出しの確認だけです。本文には選んだ範囲がそのまま繰り返されます。この予約のみを削除することを確認、この予約と次の予約の削除を確認、すべての予約の削除を確認のいずれかです。削除で実行され、ここでのキャンセルはダイアログを閉じるだけで予約はそのまま残ります。

ここまでは何もキャンセルされていません。ボタンではなく文面を読んでください。1 日分を消すのか 1 年分を消すのかが分かるのは、ここだけです。

5. 結果を確認する

予約が自分のカレンダーから消え、その時間帯のリソースカレンダーで会議室が空いていれば完了です。参加者には通知が届き、管理者がそう設定していれば、その会議室の担当者にも届きます。

会議室が Microsoft 365 や Google Workspace と同期している場合は、Outlook や Google カレンダーからもミーティングが消えているか確認してください。取り消しはカレンダー側の処理なので、アプリより少し遅れることがあります。

キャンセルではないもの

会議室が空くという点では似ていても、次の 3 つはキャンセルとは別のものです。

つまり早めにキャンセルするのが一番きれいなやり方です。ほかの人が使える程度に早く会議室が空き、自分の記録には何も残りません。

クォータは戻ります。 キャンセルした予約は全額返却されます。ただし会議室に返却の期限が設定されている場合は、それを過ぎるとキャンセルしても戻りません。期限は会議室ごとの設定で、リソースポリシーのリファレンスで説明しています。

キャンセルボタンがないとき

キャンセルと編集は同じ理由で現れ、同じ理由で消えます。

ドアの外のルームパネルからもキャンセルできます。予約の詳細に予約をキャンセルするがあり、ロビーのボードからも可能です。Outlook アドインからはできません。アドインは新しい予約を始めるためのものです。