從其他系統移轉至 Offision

Offision 中的空間資源、人員、預約與訪客預約皆可透過試算表批次建立。進行系統移轉時，只需從舊系統匯出各項清單，在 Excel 中將資料複製到 Offision 的匯入範本，再依下方順序逐一匯入即可。由於每一步匯入都會參照前一步建立的識別碼，請務必遵循以下固定順序。

1. 從舊系統匯出資料

從舊系統匯出會議室清單、員工名單、未來的預約以及預定到訪的訪客。在下方每個匯入步驟中，請先下載 Offision 提供的標準範本，再於 Excel 中將舊系統的欄位複製貼上至對應的範本欄位。

2. 建立大樓與樓層

所有空間資源與訪客紀錄都必須歸屬於特定地點，因此請先建立大樓與樓層。由於筆數通常不多，直接在主控台中手動建立即可。請參閱新增大樓及其樓層。

3. 匯入會議室與辦公桌

在資源清單頁面上，按一下新增旁邊的匯入，即可透過範本批次建立或更新會議室、辦公桌與設備（包含各語言名稱及會議室容納人數）。請參閱新增會議室。

接著在資源表單中為每間會議室設定固定的訪問ID（例如 HQ-3-BOARD）。後續匯入預約時會以此代碼指定會議室，且匯入對話框中附有參照表，可協助您檢查哪些空間尚未設定訪問 ID。

4. 匯入或同步人員名單

在使用者清單頁面上，按一下匯入即可透過單一試算表建立並更新整份員工名錄；請參閱將人員加入 Offision。由於後續的預約與訪客匯入會以電子郵件地址指定發起人與接待人，因此必須在匯入預約前先完成人員匯入。

如果貴公司使用 Microsoft 365 或 Google Workspace，建議直接連結目錄整合取代手動匯入，系統會自動建立並持續更新帳戶。

5. 匯入未來的預約

將舊系統中未來的預約整理至預約匯入範本（會議室填寫訪問ID、發起人填寫電子郵件地址），再到管理日曆執行匯入。匯入時系統仍會檢查所有預約規則，違反規則的項目會直接標示出來。請參閱透過試算表匯入預約。

6. 匯入預定訪客名單

將預定到訪的訪客整理至訪客匯入範本（每一列代表一位訪客、地點填寫匯入 ID、接待人填寫電子郵件地址），再到訪客邀請日曆執行匯入。匯入後的邀請信、審批流程與訪客證行為皆與手動逐筆建立完全相同。請參閱透過試算表匯入訪客預約。

7. 完整驗證一次日常流程

在正式停用舊系統之前，請先實際跑過一次完整流程：以一般員工身分預約空間、在會議室面板上完成報到，並讓一筆已匯入訪客預約的來賓在接待處完成報到，確認各環節皆能正常運作。

本文未涵蓋的項目

• 在既有的 Offision 環境中擴充新據點 — 如果貴公司已經在使用 Offision，並準備開設第二個辦公室，請直接複製現有設定，而不需從頭匯入。請參閱複製第一個辦公室以開設第二個據點。
• 歷史紀錄與運作規則 — 過去的報到紀錄、日誌與報表不會移轉，將由 Offision 從啟用第一天開始重新累積。此外，試算表匯入僅會帶入資料，不會帶入規則（例如可預約期間、審批流程、配額與到訪目的）；匯入資料後，請依各模組的說明逐一完成規則設定。