登記未預約到訪的訪客

當訪客未經事先邀請直接抵達櫃檯時，請使用 接待 頁面上的 登記臨時到來訪客 功能，一次完成資料登記與入場簽到。這與訪客自行用手機填寫的登記表不同：櫃檯的臨時登記表在提交儲存的同時，就會將訪客記錄為已簽到（訪問中）（除非該地點的訪問規則要求事先批核）。

1. 點擊「登記臨時到來訪客」

從應用程式主選單開啟 接待：

• 使用電腦 — 點擊頁面標題下方的 登記臨時到來訪客（若要預先登記未來日期的訪客，請改用旁邊的 登記即將到來的訪客）。
• 使用手機 — 點擊右下角的 + 按鈕並選擇 登記臨時到來訪客。

臨時登記表僅供當下已抵達的訪客使用，因此 訪問日期 與 到達時間 固定為今天與現在，無法修改。

2. 填寫「訪客資訊」

在第一個步驟中依序填寫本次到訪與訪客的資料：

• 訪問目的 — 當機構設定了多個訪問目的時會顯示此欄位。由於它會決定下方出現哪些欄位以及精靈包含哪些步驟（是否拍照、是否填寫問卷），請務必先確認此選項（系統預設會選取預設的訪問目的）。
• 訪問日期 與 到達時間 — 自動帶入今天日期與目前時間（唯讀）。
• 預計離開時間 — 設定訪客預計離開的時間。
• 地點 — 選取建築物（需要時可一併選取房間）。清單只會列出您擔任接待人員的建築物。
• 邀請人 — 選取訪客要拜訪的員工。此欄位僅在管理主控台開啟 允許接待處代理訪客邀請 時才會顯示；若未開啟，臨時訪客紀錄將不會關聯受訪者。
• 訪客個人資料 — 輸入姓名、電郵或流動電話、公司，以及訪問目的要求的其他欄位（標有紅點者為必填）。若機構已啟用名片掃描功能，可點擊 掃描名片 拍下訪客名片自動帶入資料。

3. 拍照（依訪問目的設定）

是否出現 拍照 步驟以及是否可略過，完全由所選的訪問目的決定。若照片設為必填，在透過櫃檯電腦或裝置的相機完成拍照前，下一步 按鈕會維持停用（系統不支援上傳圖檔，因此沒有鏡頭的櫃檯裝置無法完成要求必填照片的訪問目的）。關於照片的儲存與證件列印方式，請參閱訪客照片。

4. 填寫訪客問卷（依訪問目的設定）

掛載於該訪問目的下的每一份問卷（例如健康申報、保密協議或安全須知）都會顯示為獨立步驟。請向訪客詢問並記錄其回答。

5. 確認資料並提交

最後一步會以唯讀方式列出到訪資訊、訪客資料、車輛資訊及問卷回答。與訪客核對無誤後，點擊 提交。

6. 發出通行證並列印訪客證

提交後，對話框會顯示 登記成功、訪客編號 以及對應的 QR 碼：

• 自動列印訪客證 — 若這部櫃檯裝置已連接標籤印表機，系統會自動印出訪客證。若未印出，請參閱為你的接待處連接訪客證印表機。
• 連續登記同行訪客 — 點擊 登記其他訪客 可清空表單並保持視窗開啟，方便為同行人員逐一登記；點擊 完成 則關閉視窗。

7. 確認訪客已簽到

關閉對話框後，在 接待 清單中找到該名訪客。卡片上的 到訪期間 會顯示實際到達時間與 訪問中 狀態，且操作按鈕會顯示為 離開。

管理主控台中控制臨時登記表的設定

臨時登記表中各個條件式欄位與步驟，分別由管理主控台的三個設定頁面控制：

以上設定中，僅 允許接待處代理訪客邀請 為接待櫃檯專屬設定；其餘設定皆與訪客自行掃碼填寫的自主登記表共用。