登記未預約到訪的訪客

有人走到櫃檯前，沒有邀請，說要找某位同事。這時要用的是 登記臨時到來訪客。開始之前先了解一點：它和訪客自己用手機登記並不一樣。接待處登記訪客時，是把對方記錄為 已在館內 ——表格填完的那一刻簽到就已經完成，卡片上出現的是離開，而不是 簽到。

1. 選擇 登記臨時到來訪客

從應用程式首頁選單開啟 接待處。標題下方有兩個按鈕：站在你面前的人用登記臨時到來訪客，之後才會來的人用 登記即將到來的訪客。在手機上，兩者都收在右下角的 + 按鈕裡。

這個分別不只是外觀上的差異。接待處的臨時登記表格只為 當下 而設——訪問日期與到達時間是固定的，無法修改。任何未來日期的到訪都要用另一個按鈕。

2. 填寫 訪客資訊

有關這次到訪與訪客的所有欄位都在這一個步驟裡，順序如下：

• 訪問目的 — 只有在貴機構設定了一個以上時才會出現。它決定底下每一個欄位，也決定精靈有幾個步驟，所以要先選對。預設的目的已經幫你選好。
• 訪問日期 與 到達時間 — 今天與現在，唯讀。
• 預計離開時間 — 這段期間裡唯一由你設定的部分。
• 地點 — 建築物，需要時再加上房間。清單只會列出你擔任接待人員的建築物，因此無法在你的櫃檯登記前往其他據點的訪客。
• 邀請人 — 訪客要見的人。這個欄位只有在為接待處開啟代理邀請時才會出現；沒有開啟時，臨時訪客會在沒有受訪者的情況下被記錄下來。
• 訪客本人的資料 — 姓名、電郵或流動電話、公司，以及訪問目的要求的其他欄位。不能略過的欄位會標上紅點。

若貴機構有名片掃描功能，掃描名片 可以用拍下名片的方式帶入訪客資料，不必逐項輸入。

3. 拍照

這個步驟會不會出現、能不能略過，都由訪問目的決定。當照片設為必填時，沒有拍照之前 下一步 會一直是灰色的——也就是說，用一台沒有鏡頭的櫃檯電腦，無法完成要求照片的訪問目的。

4. 回答訪客問卷

掛在該訪問目的下的每一份問卷都是獨立的一個步驟——健康聲明、保密協議、工地安全問題等等。詢問訪客並記錄他們的回答。

5. 確認並提交

最後一個步驟是唯讀的總覽：到訪資料、訪客資料、車輛，以及所有問卷回答。向訪客覆述一次，然後按 提交。

6. 把通行證交給訪客

對話框會直接變成訪客的通行證：登記成功、他們的 訪客編號，以及同一組編號的 QR 碼。這組編號是他們在大堂看板或閘機前出示的憑證，也是他們稍後回到櫃檯時你用來搜尋的號碼。

若這台電腦接了標籤印表機，證件會自動列印，不需要任何額外操作。如果沒有印出東西，表示還沒有連接印表機——請看為你的接待處連接訪客證印表機。

登記其他訪客 會清空表格並保持對話框開啟，多人同時到達時用這一個。完成則關閉對話框。

7. 確認是否成功

關閉對話框，在清單中找到這位訪客。卡片的 到訪期間 應該顯示他們的到達時間，並列出 離開。

如果上面出現的仍是 簽到，表示表格沒有走完——從接待處登記的臨時訪客，不會停在等待簽到的狀態。

管理主控台控制哪些部分

表格有一半是條件式的，而每一個條件式的部分，都對應到管理主控台某一頁上的某一個設定。當同事說的欄位在你畫面上找不到時，就看這張表。

其中只有第一項是接待處專屬的設定，其餘都與訪客自己的自主登記共用。