予約のない来訪者を受付で登録する

招待を受けていない来訪者が受付に現れ、担当者に会いたいと申し出る。そのときに使う のが 臨時来訪者を登録する です。始める前に知っておきたいのは、この操作が 来訪者自身によるスマートフォンでの登録とは違うという点です。受付での登録は 来訪者を 在館中として 記録します。フォームを完了した時点でチェックインは 済んでおり、カードには チェックイン ではなく チェックアウト が並びます。

1. 臨時来訪者を登録する を選ぶ

アプリのホームメニューから 受付 を開きます。ヘッダーの下にボタンが 2 つ 並んでいます。目の前にいる人には 臨時来訪者を登録する、後日来る予定の人には 今後の来訪者を登録する です。スマートフォンでは、どちらも右下の + ボタンの中にあります。

この違いは見た目だけのものではありません。受付の臨時登録フォームは 今この 瞬間 のためのもので、訪問日と到着時間は固定されていて編集できません。後日の 来訪はもう一方のボタンで登録します。

2. 来訪者情報 を入力する

訪問と来訪者に関する項目は、すべてこの 1 ステップに、次の順で並んでいます。

• 訪問目的 — 複数登録されている場合にのみ表示されます。これより下のすべての 項目と、ウィザードのステップ数を決めるので、最初に正しく選ぶことが大切です。 既定の目的があらかじめ選ばれています。
• 訪問日 と 到着時間 — 本日と現在時刻。編集できません。
• 退去予定時間 — 期間のうち、受付が設定するのはここだけです。
• 場所 — 建物と、必要ならルーム。自分が受付スタッフとして割り当てられている 建物だけが並ぶため、他拠点への来訪者を自分の受付から登録することはできません。
• 招待者 — 来訪者が会いに来た相手。この項目は、受付による代理招待が有効な 場合にのみ表示されます。無効な場合、臨時来訪者はホストなしで記録されます。
• 来訪者本人の情報 — 氏名、メールアドレスまたは携帯番号、会社名、そのほか 訪問目的が求める項目。省略できない項目には赤い点が付きます。

名刺スキャンを利用できる組織では、名刺をスキャン を使うと、入力の代わりに 名刺の写真から来訪者情報を取り込めます。

3. 写真を撮る

このステップが存在するかどうか、そして省略できるかどうかは訪問目的が決めます。 写真が必須に設定されている場合、撮影するまで 次へ は押せません。つまり カメラのない受付端末では、写真を必須にした訪問目的の登録を完了できません。

4. 来訪者アンケートに答える

訪問目的に紐づくアンケートは、1 件につき 1 ステップとして表示されます。健康 状態の申告、NDA、安全に関する確認などです。来訪者に尋ねて回答を記録します。

5. 内容を確認して送信する

最後のステップは、訪問・来訪者・車両・アンケート回答をまとめた読み取り専用の 確認画面です。来訪者に読み上げて確認したうえで 送信 を押します。

6. 来訪者にパスを渡す

ダイアログはそのまま来訪者のパスに変わります。ウォークイン成功、来訪者 コード、そして同じ内容の QR コードです。このコードは、ロビーのボードやゲートで 提示するものであり、あとで受付に戻ってきたときに検索する番号でもあります。

この端末にラベルプリンターが接続されていれば、バッジは操作なしで自動的に印刷され ます。何も印刷されない場合は、まだプリンターが接続されていません — 受付にバッジプリンターを接続するを参照してください。

他の来訪者を登録する はフォームを空にしてダイアログを開いたままにします。 複数人が同時に到着したときはこちらを使います。完了 で閉じます。

7. 結果を確認する

ダイアログを閉じ、一覧の中から探します。カードの 訪問期間 には到着時刻とともに 訪問中であることが表示され、チェックアウト が並んでいるはずです。

代わりに チェックイン が並んでいる場合、フォームが最後まで完了していません。 受付からの臨時登録が、チェックイン待ちのまま残ることはありません。

管理コンソール側で決まること

フォームの半分は条件付きで表示されます。そして条件付きの部分はそれぞれ、 管理コンソールのどこか 1 ページの 1 設定に対応しています。同僚が言っている項目が 自分の画面に見当たらないときは、この表を見てください。

このうち受付だけに関わる設定は最初の 1 つで、残りは来訪者自身による自己登録と 共通です。