服務要求的運作方式

服務是有人為某個預約所做的事：送茶水進來、之後清潔會議室、過來修好喚不醒的 螢幕。你只需要把清單建立一次，之後大家就從裡面點。

首先要弄清楚的一件事

服務有兩種提出方式，而且是在你建立它的時候決定的，不是在有人提出要求時：

• 預約服務在預約表單上隨預約一起訂購。
• 使用中服務是在會議已經開始之後才要求的——從門外的面板、應用程式，或桌上的 QR 碼。

一項服務只會存在於其中一邊，永遠不會兩邊都出現。所以「開始時就要準備好的茶水」和 「三點半再來一壺」是兩項服務，不是一項；只建立了前者，正是「我在會議室裡叫不到 茶水」最常見的原因。

在主控台裡兩者也是分開的：它們是不同的頁面，而你從哪一頁新增，就決定了這項服務 屬於哪一邊。

預約服務為什麼會佔用會議室的時間

預約服務事先就知道，所以可以配置準備時間——會議前二十分鐘擺茶水、會議後十五 分鐘收拾與清潔。

這段時間是真的。它會從會議室的可預約時間中扣掉，也就是說，一項有十五分鐘後置準備 的清潔服務，會讓下一個預約真的無法在這場會議結束後十五分鐘內開始。最常被回報為 「會議室被佔住但裡面沒人」的行為，通常就是這個。

使用中服務完全沒有準備時間，也不會影響會議室的行事曆。

有人提出要求之後

無論怎麼提出，每一筆要求都進入同一個佇列：

新請求 → 處理中 → 已處理，或是被回絕。

• 要求以新請求進入，服務職員會立即收到通知。
• 接著指派給某個人——從佇列手動指派，或在該服務設定了自動指派規則時自動決定。
• 職員隨著處理進度把它推進到處理中，再到已處理。
• 提出要求的人只有在職員選擇通知時才會知道。以批次方式變更的狀態不會通知任何人， 這一點值得在有人回報為故障之前先知道。

這些都不是單向的：已處理或被回絕的要求都可以退回新請求。系統沒有「已取消」這個 狀態——把服務從預約中移除，或刪除整個預約，會直接刪掉該筆要求，並寄信通知原本要 負責的人。

服務管理不決定的事

• 誰可以預約會議室。 那是預約裡的團隊空間與預約規則。 服務管理只決定會議室被預約之後可以要求什麼。
• 會議室的開放時間。 服務有自己的服務時間——也就是提供服務的人上班的時間 ——那與會議室的營業時間是兩回事。
• 哪一棟大樓。 服務是依組織單位劃分的，不是依地點。