定期把即將到來的服務要求寄給團隊

1. 開啟郵件報表頁面

在 服務 模組裡，該頁面位於左側清單 —— 但它不是釘選的項目，所以要先選 顯示更多，郵件報表 才會出現。大部分人就是在這一步放棄尋找的。

一個訂閱就是一項長期指示：這份報表、這個頻率、寄給這些人、關於這些會議室和服務。你想開多少個都可以 —— 給茶水團隊的每日報表和給設施主管的每週報表，是兩個獨立的訂閱，不是一個折衷方案。

2. 新增訂閱

選 新增。對話框由 報表 開始，即將到來的服務預報 是唯一的一張卡片 —— 這是服務模組唯一發佈的報表，所以沒有什麼要選。它的頻率就在名稱底下的膠囊裡。

其餘都在左邊的側欄 —— 排程、收件人、範圍 —— 上方有一個寫著 啟用中 的膠囊。選它就會暫停這份報表：所有設定和收件人都保留，直到你重新開啟前都不會發送。想把一份報表停一個月又不想失去收件人名單，就用這個。

3. 決定多久寄一次

發送時間 只精確到 小時。分鐘會被忽略，所以 09:30 和 09:00 都會在 9 點那個小時內寄出。時間按系統時區解讀，不是收件人的時區，所以身在外地的主管收到的時間，會對應你這邊的上班早上，而不是他那邊的。

每月第幾天刻意停在 28：29、30 和 31 並非每個月都存在，而排在一個永遠不會到來的日子上的報表，就永遠不會寄出。

4. 決定寄給誰

側欄上的 收件人 提供兩種模式：

• 所有服務管理者 —— 每一位持有服務管理者或最高管理者權限的人，在每次報表寄出的一刻重新計算。有人加入或離開該角色，不需要任何人去修改訂閱就會跟著更新。長期的營運報表選這個就對了。
• 指定收件人 —— 逐個指名個人、用戶群組，或者兩者混合。由 4.5.9 起，用戶群組會在報表寄出時展開成其成員，所以群組會隨著成員加入和離開保持最新。

不論用哪一種，收件人都會篩選到持有 服務管理者 或 最高管理者的人。指名一個沒有這些權限的人，不論直接指名還是透過群組，都不會把他加進去 —— 訂閱是一個方便寄給管理者的做法，絕對不是用來讓本來看不到服務要求的人看到它們。

5. 決定統計哪些內容

範圍有兩個，而且預設都涵蓋全部。維持 所有可預約資源 開啟，報表就涵蓋每一個會議室；關掉它可以挑選指定的會議室。所有服務項目也是同一個做法 —— 關掉它、只挑茶水服務，就可以給廚房一份只關於茶水的報表。

6. 儲存之前先讀那封郵件

回到 報表。卡片底下，對話框會組出這個訂閱實際會寄出的那封郵件 —— 經過管理權限篩選之後的收件人、附件，以及報表本身 —— 而且每改一項設定就重新組一次。在那裡出現目前沒有人會收到此報表。請選擇具有管理權限的收件人。 就是本頁末尾清單上的第一個原因，在第一次發送之前而不是之後就發現了。

然後選 儲存。

7. 立即發送一封來確認

選取該訂閱，然後在右側面板選 立即發送。報表會即時寄出，而且寄給真正的收件人 —— 這是實際發送，不是預覽，所以你指名的人真的會收到。

收到的是什麼

電郵開頭是它涵蓋的日子，然後是四項統計：

• 服務項目總數 —— 該範圍內排定的服務要求
• 預約總數 —— 載有這些要求的預約
• 資源總數 —— 涉及多少個不同的會議室
• 服務類型 —— 被要求的服務有多少種

查看詳情 會開啟管理主控台的 已申請的服務 頁面，也就是處理服務要求的地方；完整清單則以名為 service-items-<date>.xlsx 的試算表隨電郵附上 —— 它是以報表涵蓋的日子命名，不是寄出的日子。

報表同樣沿用你的電郵品牌設定 —— 標誌、顏色和頁尾 —— 來源跟其他所有 Offision 電郵的設定相同。

如果報表沒有寄到

依次檢查以下各項：

1. 收件人不是服務管理者。 這是最常見的原因。所有被指名的人，不論直接指名還是透過群組，都必須持有服務管理者或最高管理者權限；其他人會被無聲地略過。如果訂閱上沒有任何一個人符合資格，就根本不會發送。
2. 訂閱被暫停了。 清單上它的狀態會顯示為 已停用。開啟它，選側欄上的 已暫停 膠囊就會重新開始。
3. 排程根本輪不到。 一個沒有設定星期幾的每週訂閱，或者儲存之後所設時間還沒有到過的訂閱，只是還未觸發而已。立即發送 可以區分兩者：如果它寄得到而排程的那一封從來沒有寄出，問題就在排程，不在收件人。
4. 電郵發送功能未設定好。 如果所有 Offision 電郵都沒有人收得到，問題在寄件者，不在這份報表。

空的報表不是故障。範圍內沒有任何服務要求時，報表照樣會寄出，顯示為零並附上一份空白的試算表 —— 這就是排程正常運作的樣子，也是你用來分辨「明天沒有安排」和「報表不再寄來了」的方法。