把匯報電郵送給對的人
設定工單政策，將問題匯報電郵發送給在特定房間或建築物上持有指定職務的人員，而無需將他們加入全公司的支援職員名單。
開啟工單政策
預設情況下，未指派的問題匯報會寄給全租戶的每一位支援管理員與支援職員。設定工單政策可將特定房間或建築物的職務持有人（例如樓層管理員或實驗室負責人）加入收件名單，而無需將他們加入全公司的支援職員名單。
開啟可指派角色1. 建立工單政策
前往工單管理 › 工單政策，點擊新增開啟政策表單，並輸入不重複的政策名稱。
工單政策清單，顯示各政策的報告職務與已啟用的規則。
2. 開啟電郵規則並勾選職務
報告電郵區塊包含兩條獨立規則，下方各有一份對應的職務清單：
- 發送報告電郵給建築物職務持有人：寄送給在被匯報資源所屬建築物上持有該職務的人員。
- 發送報告電郵給可預約資源職務持有人：寄送給在被匯報資源本身上持有該職務的人員。
開啟規則後，下方的職務清單即可勾選。請勾選需要收到匯報電郵的職務。
兩條匯報電郵規則及其可勾選的職務清單。
3. 指派政策涵蓋的資源
在表單左側展開各資源類型，勾選此政策要涵蓋的房間、辦公桌或設備。
每項資源最多只能屬於一個工單政策。 已被其他政策涵蓋的資源無法在此重複勾選。若要將房間移至另一個政策，請先從原政策中移除再加入。
未列入任何政策的資源，其問題匯報只會寄送給基本的支援職員與支援管理員名單。
欄位設定參考
| 欄位 | 作用 | 何時需要修改 |
|---|---|---|
| 名稱 | 在清單中辨識此政策的不重複名稱 | 建議以涵蓋範圍命名（例如「A 座 4 至 6 樓」），方便日後查找 |
| 發送報告電郵給建築物職務持有人 | 啟用寄送給建築物職務持有人的規則。關閉時會保留下方已勾選的職務但暫停寄信 | 還在設定職務指派時可先關閉，避免尚未設定完成就開始發送通知 |
| 建築物報告職務 | 選擇在建築物上持有哪幾個職務的人會收到匯報電郵 | 新增需要掌握整棟大樓故障狀況的職務時更新 |
| 發送報告電郵給可預約資源職務持有人 | 啟用寄送給資源職務持有人的規則 | 需要暫停寄信給房間負責人、但想保留已勾選職務時可先關閉 |
| 可預約資源報告職務 | 選擇在資源本身上持有哪幾個職務的人會收到匯報電郵 | 需要將故障通知直接寄給特定房間或設備負責人時設定 |
| 相關資源 | 選擇此政策涵蓋的房間、辦公桌與設備 | 政策涵蓋範圍變動時更新（每項資源僅能屬於一個政策） |
| 分支機構管理 | 設定擁有此政策的分支機構（僅在啟用分支機構管理時顯示） | 除非需由特定分支機構獨立管理，否則請保持繼承 |
工單政策不會控制的項目
- 僅增加收件者：工單政策不會移除支援職員或支援管理員的電郵通知。
- 僅適用於電郵通知：職務持有人只會收到電郵，不會收到應用程式內通知或推播；請參閱誰會收到通知。
- 不影響工單指派電郵：「已指派支援事件給您」電郵只會寄給受指派的處理人。
- 不會自動指派工單：透過工單政策收到匯報電郵不會將該工單指派給職務持有人。
4. 確認政策是否生效
使用既非支援職員、也非職務持有人的帳戶，針對政策涵蓋的房間送出一筆測試匯報。確認新問題報告電郵同時寄達支援職員與所選的職務持有人，且在政策未涵蓋之房間上持有相同職務的人員不會收到該封電郵。