報告メールを適切な相手に届ける
チケットポリシーを設定し、報告されたルームや建物に対して特定のロールを持つユーザーを報告メールの送信先に追加する手順を説明します。
既定では、未割り当ての不具合報告はすべての支援マネージャーと支援スタッフにメール送信されます。チケットポリシーを設定すると、特定のルームや建物の管理者（フロア担当者やラボ管理者など）を全体の支援スタッフに追加することなく、該当リソースの報告メールの送信先に加えることができます。
割り当て可能なロールを開く1. チケットポリシーを作成する
チケット管理 › チケットポリシーを開き、追加をクリックしてポリシー作成フォームを開きます。一意のタイトルを入力します。
チケットポリシー一覧：設定された報告役職と有効な規則が表示されます。
2. メール送信規則を有効にしてロールを選択する
報告メールセクションには 2 つの規則があり、それぞれの下に対象ロールの一覧が表示されます。
- 建物の役職担当者に報告メールを送信：報告されたリソースが属する建物に対してロールを持つユーザーにメールを送信します。
- 予約可能リソースの役職担当者に報告メールを送信：報告されたリソース自体に対してロールを持つユーザーにメールを送信します。
規則をオンにするとその下のロール一覧が選択可能になるため、報告メールを送りたいロールにチェックを入れます。
2 つの報告メール規則と選択可能なロール一覧。
3. 対象のリソースを割り当てる
フォーム左側のリソース種別を展開し、このポリシーの対象とするルーム、デスク、設備にチェックを入れます。
1 つのリソースが所属できるチケットポリシーは 1 つだけです。 すでに他のポリシーに含まれているリソースは選択できません。別のポリシーへ移動する場合は、元のポリシーから外してから追加してください。
どのポリシーにも属していないリソースの報告は、既定どおり支援スタッフと支援マネージャーにのみ送信されます。
設定項目リファレンス
| 項目 | 機能 | 変更するタイミング |
|---|---|---|
| タイトル | 一覧でポリシーを識別する一意の名前 | 対象範囲が分かる名前（「A 棟 4〜6 階」など）を設定します |
| 建物の役職担当者に報告メールを送信 | 建物のロール保持者へのメール送信を有効にします。オフにしても選択したロールは保持されたまま送信のみ停止します | ロールの割り当て作業中など、まだメール送信を開始したくないときはオフにします |
| 建物の報告役職 | 建物で保持されているどのロールに報告メールを送るかを選択します | 拠点全体の不具合を把握すべきロールを追加したときに設定します |
| 予約可能リソースの役職担当者に報告メールを送信 | リソースのロール保持者へのメール送信を有効にします | ロール選択を残したままルーム担当者への通知を一時停止したいときにオフにします |
| 予約可能リソースの報告役職 | リソース自体で保持されているどのロールに報告メールを送るかを選択します | 特定のルームや設備の責任者に直接通知したいときに設定します |
| 関連リソース | このポリシーの対象とするルーム、デスク、設備を選択します | 対象範囲を変更するときに更新します（1 リソースにつき 1 ポリシーのみ） |
| ブランチ管理 | このポリシーを管理するブランチを設定します（ブランチ管理が有効な場合のみ表示） | 特定のブランチで独自に管理する場合を除き、継承のままにします |
チケットポリシーで制御しない項目
- 送信先の追加のみを行う：支援スタッフや支援マネージャーへのメール通知を停止することはできません。
- メール通知のみが対象：ロール保持者にはアプリ内通知やプッシュ通知は送られません。詳しくは誰に伝わるかを参照してください。
- 担当者割り当てメールには影響しない：「サポートチケットが割り当てられました」のメールは、ポリシーの有無にかかわらず割り当てられた担当者本人にのみ送信されます。
- チケットの担当者は割り当てない：報告メールの受信者が自動的にそのチケットの担当者になることはありません。
4. 動作を確認する
支援スタッフでもロール保持者でもないアカウントを使って、ポリシーの対象ルームにテスト報告を送信します。新しい問題が報告されましたのメールが支援スタッフと選択したロール保持者の両方に届き、ポリシー対象外のルームで同じロールを持つユーザーには届かないことを確認します。