ホーム画面から来訪者の 1 日を回す

受付には、担当する建物の 1 日分の来訪者が表示され、仕事のすべてがこの 1 ページに載っています。今日来る予定の全員、いま館内にいる全員、すでに帰った全員。それぞれのカードに、その人を次へ進める操作が付いています。上部の日付が画面に出ている日で、その下にあるもの — 検索も、あらゆる数字も — はその日だけのものです。

5 つの状態

来訪者は必ずどれか 1 つの状態にあり、カードがそれを示します。

• 未訪問 — 来る予定で、まだ到着していない。カードには チェックイン。
• 訪問中 — 館内にいる。カードには チェックアウト。
• 退場 — チェックアウト済み。再度入る は昼食から戻ってきた来訪者のためのもので、2 件目の訪問が作られるわけではありません。
• ノーショウ — その日が終わり、来なかった。
• オーバーステイ — 退館予定時刻を過ぎてまだ館内にいる。これは警告色の付いた訪問中であって、対処が必要な別の状態ではありません。帰るときに普通にチェックアウトしてください。

後半の 3 つはおおむねシステムの仕事です。管理者のポリシーで、その日の残りを退場 と ノーショウ に自動で振り分けられます 。夕方に手作業のチェックアウトが続くようなら、たいていはそのポリシーがオフになっているだけです。

1 人を素早く見つける

検索ボックスは コード・名前・メール で照合します。スキャンしたコード が入るのもこの場所なので、ハンディスキャナーでも手入力の名前でも行き着く先は同じです。その横のフィルターで建物と状態を絞り込め、小さな 2 つのボタンでカード表示とリスト表示を切り替えます。誰かが見つからないときは、まず日付を確認してください。明日の来訪者は明日のページにいて、今日のページにはいません。

カードでできること

チェックイン と チェックアウト のほかに、来訪者のカードには受付の細かい道具が揃っています。カードの ⋯ メニューにあるのがバッジで、なくした人にはバッジを印刷 で出し直し、送る相手がいるなら バッジをダウンロード。どちらもその来訪者がすでに持っているバッジで、出し直しても 2 件目の記録はできません。

メモを編集 は次のシフトに読ませたい書き置きで、写真を見る は訪問目的が写真を集める設定のときに現れます。

一覧の上にあるもの

臨時来訪者を登録する は予約なしで現れた人を受け、保存と同時に入館させます。今後の来訪者を登録する は後日の訪問を登録し、その他の操作 には 1 日単位の道具 — 在館者リストとそのエクスポート、その日のエクスポート、全バッジの一括印刷、ラベルプリンターの接続 — がまとまっています。

このページが決めないこと

来訪者に何を 尋ねるか — フォーム、写真、アンケート、バッジのデザイン — は管理コンソールで訪問目的ごとに設定するもので、来訪者 にあります。来訪者を招くのは社員自身の仕事で、自分のアプリから行います。受付は訪問を受け取る場所であって、招待を作る場所ではありません。