設定委託代表

讓助理以主管的名義預約會議室和辦公桌。委託代表名單在使用者資料的哪一頁、要由哪一邊讀起、被設定的人在應用程式裡會看到甚麼，以及會用掉誰的預約額度。

更新於 2026年9月23日

替主管安排會議的助理，需要預約掛在主管名下而不是自己名下 — 這樣會議室顯示的發起人才正確、確認電郵才寄給對的人、用掉的也才是對的額度。

委託代表 就是用來授予這件事的設定，由你逐個使用者設定。

1. 開啟「負責預約的人」的使用者資料

這一步很多人會弄反，所以直接寫清楚：

B 的使用者資料上列出的名字，是 B 可以 代其預約 的人。

所以要讓 B 代 A 預約，你要開啟 B 的資料，不是 A 的。這份名單是由助理向外讀到他所負責的人。

在清單裡找到 B，按一下他那一行開啟旁邊的面板，然後開啟他的資料進行編輯。

在表單的頁面清單中選 委託代表。它會顯示這個人目前可以代誰預約；如果沒有，會顯示 無代理人。要新增就用 搜尋要委派的使用者 的搜尋欄。

加入 A，然後儲存。

名單沒有數量限制，所以一個助理負責三位主管，就是一份資料上有三個名字。同一個人也可以出現在多份名單上 — 例如會議由兩位助理一起安排的主管。

在這裡順帶要知道兩件事：

數量會顯示在頁籤上，不用開啟就能看出有沒有設定。
使用者清單也可以用欄位顯示同樣的資訊。 在欄位選擇裡開啟 委託代表 （預設是隱藏的），清單就會列出每個人可以代誰預約，旁邊的鉛筆圖示可以直接跳回這一頁。要查核誰可以代誰，這是最快的方法。

請 B 登入應用程式並開始一個預約。改變的只有表單上方的一行：會議室是 發起人，辦公桌是 預約者。這一行現在是選單，列出他自己，以及他名單上的所有人。

選了 A，預約就掛在 A 名下。之後它的表現就跟 A 自己建立的一樣：

B 也可以編輯和取消 A 現有的預約，包括 A 自己建立的。主頁上 我的日曆和 我的預約 頂部的人物選單，可以切換成 A 的行程，A 的預約就會為 B 顯示編輯和取消。

套用的是 A 的會議室規則，不是 B 的。A 的會議室若在開始前一段時間禁止編輯或取消， B 也會在同一時間被擋下。誰可以處理不屬於自己的預約，整理在委託代表。

請 B 以 A 的名義建立一個預約，然後再取消。如果那一行從來沒有出現，或選單裡沒有 A：

名單設錯了人。 負責預約的帳戶上甚麼都沒存到 — 最常見的原因，是編輯了 A 的資料而不是 B 的。
A 從未登入過。 選單只列出 已啟動（至少登入過一次）、並有用戶權限的帳戶。只用 Outlook 的主管，在第一次登入之前仍然是 已添加 或 已發送邀請 — 請看帳戶狀態的運作方式。

委託代表是讓 一般員工 可以代人預約的設定。另外還有三種，選對了就不必設定用不著的委託代表：

你想要	用甚麼	在哪裡設定
助理代指定的同事預約	委託代表，設在助理自己的資料上	這一頁
管理員代任何人預約	管理控制台本身的預約表單，它一定會問發起人是誰	不用開啟任何設定，但被指定為發起人的人需要使用者權限（誰可以開啟管理控制台），而你要能管理該資源
管理員預約時套用不同規則	資源規則裡的預約管理者覆蓋條件	資源規則設定一覽
標明會議是為誰而開，但不改變預約的持有人	主持人欄位	預約使用哪一張表單

你也可以針對個別資源關掉管理控制台這條路，使用 允許預約管理者為使用者創建預約 — 請看選擇資源可以從哪裡預約。