新增使用者到 Offision

1. 開啟用戶清單

在管理主控台前往 組織目錄 › 用戶，即可檢視所有 Offision 用戶帳戶。在電腦瀏覽器上，你也可以在任一畫面最上方的全域搜尋欄輸入用戶名稱、顯示名稱或電郵開頭 2 個字元以上：點選 用戶 群組下的列可直接開啟該帳戶，或按一下 檢視全部 開啟已套用相同搜尋字詞的 用戶 清單。

2. 邀請或新增單一用戶

按一下 邀請 以新增單一用戶。由於建立帳戶的標準做法是寄送邀請信，而非由管理員代設密碼，因此按鈕名稱為 邀請 而非「新增用戶」。

若已連接 Microsoft 365、Google Workspace 或公司目錄，按 邀請 會先開啟選單：

• 使用 Offision 密碼登入的人，請選 創建 Offision 帳戶。
• 使用既有公司帳戶登入的人，請選對應的目錄。

開啟的設定精靈左側有三個步驟：帳戶、權限、完成。

唯一必填欄位是 電郵。此地址會作為登入帳號，同時也是接收邀請郵件的信箱。系統會根據電郵自動填入 顯示名稱，只需在不準確時手動修改即可（例如將 amy.wong 改為 Amy Wong）。

若畫面顯示 此電子郵件的用戶已存在，請先在 用戶 清單中搜尋，避免重複建立帳戶。

3. 選擇登入設定方式

在 如何設定登入 下方選擇其中一種方式：

• 發送邀請郵件：寄出設定連結，讓用戶自行設定密碼。這是預設選項，管理員不會看到密碼。
• 立即設定密碼：由管理員直接設定密碼並交給對方。適用於信箱尚未開通，或當面協助設定的情況。

選擇 立即設定密碼 後，可選擇 自動產生 或 手動輸入。建議選用 自動產生：系統只會在最後一步顯示一次密碼並附上複製按鈕。請保持開啟 下次登入時要求變更密碼，讓用戶首次登入時必須改用自己的新密碼。

4. 指派權限

在 權限 步驟中，選擇該名用戶可使用的 Offision 功能。

大多數團隊成員只需要預設勾選的 用戶 權限。具備 用戶 權限即可透過用戶應用程式與會議室面板預約會議室、辦公桌及其他資源。

用戶 以下的項目皆為管理主控台權限。各模組的管理者角色分為 讀取 與 寫入，可單獨開放檢視而不允許修改；最高管理者 則一次授予所有模組的完整權限。請僅將管理權限指派給實際負責管理系統的人員。

5. 從 Excel 試算表批次匯入用戶

若要一次新增或更新多位用戶，請在 用戶 頁面按一下 匯入。單次匯入即可同時建立新用戶並更新既有用戶資料。

請先下載試算表檔案：

• 從頭建立新名單，請選 空白範本。
• 需要批次修改既有資料，請選 現有用戶 匯出目前名單。

填妥試算表後重新上傳即可。

準備匯入檔案時請遵守以下四項規則：

• 檔案格式必須為 Excel（.xlsx 或 .xls），不支援 CSV 檔案。
• 每一列都必須填寫不重複的 電郵地址。顯示名稱、部門、職稱、電話號碼與員工編號皆為選填。
• 新增用戶時，請將 Id 欄位留空，由 Offision 自動編號。
• 切勿修改既有用戶的 Id，也不要更動欄位順序。系統會依欄位位置讀取資料，對調欄位會導致資料寫入錯誤的欄位。

正式寫入前，系統會預覽新增列、變更列與無效的電郵地址，請先確認無誤再送出。保持勾選底部的 發送邀請郵件，系統就會在建立新用戶時一併寄出邀請。

6. 確認帳戶狀態

完成後，請在 用戶 清單檢查帳戶狀態：

• 發送邀請郵件：用戶點開連結並設定密碼前會顯示為 已發送邀請，完成設定後會變為 已啟動。
• 立即設定密碼：系統不會寄出邀請郵件。帳戶初始狀態為 已添加，用戶可立即使用你提供的密碼登入。首次成功登入後狀態會變為 已啟動（若已開啟強制變更密碼，登入時仍須重設密碼）。

若用戶反映沒收到信，請先核對該列的電郵地址，再按該列上的 重新發送邀請郵件 寄出新連結。

已添加 代表尚未寄出邀請郵件；由管理員直接設定密碼時屬於正常狀態。若要改寄邀請信給該用戶，請在該列選擇 發送邀請。