移除已離職的人

1. 先決定停用還是刪除

這是兩個不同的動作，選錯是最常見的懊悔。

離職的人適用 停用。對方無法再登入，紀錄仍留在清單中並顯示為 已停用，過去所有預約也仍掛在一個看得懂的名字底下。這個動作可以一鍵還原。它不會登出對方已經登入的裝置——那是步驟 3，也是最常被漏掉的一步。

刪除 適用於本來就不該存在的紀錄——重複、輸入錯誤、測試用帳戶。

除非問題出在紀錄本身，否則請選停用。

2. 停用

從 組織目錄 › 用戶 開啟該使用者，並使用面板底部的 停用用戶。

Offision 會要求你確認，並提示已停用的使用者無法再登入系統。有兩點要留意：

• 停用用戶 只會出現在目前為 已啟動 的人身上，也不會出現在你自己的帳戶上。你無法用這個方式把自己鎖在系統外。
• 要讓對方回來，同一個位置會出現 重新啟用用戶，可恢復其存取權。

3. 登出他仍在使用的裝置

停用擋下的是 下一次 登入。對於已經登入的手機或筆電，它什麼也不做，而那次登入最長還有三十天有效。

所以請到他資料的 登入裝置 頁把事情做完：強制登出全部 會用一個動作結束他所有的裝置。請在停用之後再做，絕不要反過來——先停用就不會留下讓他重新登入的空檔。

如果他是用 Microsoft 365 或其他公司帳戶登入，那個帳戶也要一併停用。在 Offision 停用碰不到它，強制登出同樣碰不到。

整個租戶的清單與整批登出，請見登出遺失或遭竊的裝置。

4. 收回他的門禁卡與門禁權限

停用只改變狀態，其他什麼都不動。它不會清掉他持有的門禁卡，也不會把他從某道門上移除——所以留在皮夾裡的卡片，在面板上仍然代表他，原本會為他打開的門也照樣打開。

刪除同樣不會清掉卡片。沒有帳戶可以解析之後，卡號在面板上會安靜下來，但卡片紀錄會保留：卡號在整個帳戶中仍被占用，在清除之前無法配給其他人，而且只要把他從資源回收筒還原，卡號又會重新代表他。

請開啟他的紀錄，到 門禁卡 頁把卡號欄位清空並儲存。清空欄位就是移除卡片的動作 ——這一頁沒有另外的刪除按鈕。

有兩道門這個動作關不上：

• 由你自己的門禁系統開啟的門。 Offision 不會把卡號送到門禁控制器，因此要在那套系統裡把人收回，是另一件要做的事——請見卡號會在哪裡被讀取。
• 由外部系統發出的卡片。 外部同步卡在他的紀錄上是唯讀的，必須回到發卡的地方撤銷。

這件事可以自動完成嗎

只有帳戶的部分可以。在啟用了從 Microsoft 365 同步人員的情況下，從目錄中被移除的人 — 或被移出同步群組的人 — 會在下一次同步時從 Offision 移除，上面的步驟 1 與 2 不需要任何人動手就完成了。在 Microsoft 365 封鎖登入不算：被封鎖的帳戶仍然在目錄裡，在 Offision 這邊依然是有效的使用者。

其他都不是自動的。卡片會留著、裝置會留著、預約會留著，而承辦商的長期通行證完全不會被碰到 — 它繫在訪客紀錄而不是帳戶上。請參閱離職時可以自動撤銷存取權與已發出的通行證嗎？。

5. 移除之後會留下什麼

他的預約會原封不動地留著。 停用或刪除一位使用者時，Offision 不會取消、釋放或轉移任何預約，也不會詢問你要不要這麼做。他預約了下週二的會議室，下週二那間會議室仍然是被預約的狀態。

因此在移除任何人之前，請先處理仍屬於他的事項：

• 取消不應繼續進行的預約。
• 應該繼續進行的，改用同事的名義重新預約。
• 特別留意重複性預約——它們延伸得最遠，也最容易被遺忘。

移除之後，他的名字仍會出現在過去的預約上，這正是我們要的：歷史紀錄依然看得懂。

已停用的人仍然可以被加進預約。 他會留在參與者選擇器裡，因為那裡列的是人，不是能夠登入的帳戶。已刪除的人則會從選擇器中消失。

6. 刪除，以及如何還原

刪除 就在同一個面板上、停用用戶 的旁邊，並會請你確認即將移除的對象。

在那一刻並沒有任何資料被銷毀。紀錄會移到資源回收筒，從清單底部的資源回收筒 進入，再用 返回活動列表 回到原本的清單。在回收筒中選取該人並選擇 恢復，即可連同姓名與電郵一起復原。

有兩項限制值得知道：

• Offision 不允許刪除最後一位最高管理者。若刪除莫名失敗，請先把該權限給另一個人。
• 若這段期間他的電郵已被新帳戶使用，復原時系統會改名以維持兩者有效。復原後請檢查名稱。

資源回收筒裡的人不會被清除。預約、記錄與批核都指向這個人，留住紀錄才能讓歷史可讀——所以已刪除的帳戶隨時可以復原，這個人的名字也不會從他做過的事情裡消失。

7. 確認是否成功

該使用者所在的列應顯示 已停用，或該使用者應出現在 已刪除項目 而不是主清單中。他的 登入裝置 頁應該是空的。

接著用該使用者的地址嘗試登入，應該會被拒絕。如果對方仍能登入，表示動作套用在另一筆紀錄上——請改用地址而非姓名搜尋，重複紀錄通常就是原因。

如果是裝置還能用，而不是登入還會成功，那是另一個問題——見登入裝置的運作方式。