あなたのデータ：保持、エクスポート、削除、バックアップ

Offision はほとんどの記録を保持期間が終わるまで保持し、一部はテナントが存在する限り保持します。人が驚くのは、そのうち管理者が動かせる期間がどれかという点です。動かせるのは 5 つ。それ以外は固定のスケジュールで動きます。

各記録の保持期間

5 つの設定にはそれぞれ横に今すぐ削除ボタンがあり、削除される件数を表示したうえで、同じクリーンアップをすぐに実行します。来訪者の 2 つのパージは種類が異なります。記録のパージは来訪と、ほかから参照されていない来訪者を削除します。身元情報のパージは、ほかの理由で残る来訪者の身分証番号をマスクするだけです。何かを削除したパージは、監査証跡に 1 行を残します。

ユーザーの無効化と削除

ユーザーを無効するは、サインインを止め、ライセンスのカウントからも外します。名前と行ったことのすべてはそのまま残り、ユーザーを再度有効にで元に戻ります。

削除はごみ箱に移動し、リストアで戻せます。その時点で外部サインインとのリンクは外れます。起きないのは消去です。削除された人は意図的に保持され、その人の名前が入ったすべての予約、来訪、ログの項目を、実在の名前までたどれるようになっています。匿名化はされず、後から削除するジョブもありません。忘れられる権利の要請が届いたら、Offision の担当者に伝えてください。コンソールでできることではありません。日常の手順は退職した人を削除するを参照してください。

最後のグローバル管理者は削除も降格もできません。

来訪者の削除

来訪者のパネルの削除も同じ種類のソフト削除で、削除済み項目ビューから戻せます。身分証番号は初日から、許可した桁数まで画面上でマスクされます。本当の消去は上のスケジュールされたパージ、またはその今すぐ削除です。パージされた記録にはこの来訪者データは完全に削除されましたと表示されます。アンケートの回答にはエクスポートの横に独自のアンケート記録を削除があります。

エクスポートできる場所

「すべてをエクスポート」する単一のボタンはありません。各リストがそれぞれ Excel または CSV でエクスポートします。

• ユーザー — リストのエクスポート。ユーザー管理者の書き込みが必要です。
• 予約 — カレンダーのツールバー、予約リストと予約レポートのダイアログ、利用状況とノーショーの分析。
• 来訪者 — 来訪記録リストのすべてエクスポート、バッジとアンケートのリストのエクスポート、来訪レポート。
• アクセスカード、クォータ履歴、センサーデータはそれぞれのページから。

大きすぎるエクスポートは**エクスポートするデータが多すぎます。期間や絞り込み条件を狭めてからもう一度お試しください。**として拒否されます。そのとおりにしてください。

バックアップと復元

バックアップページも復元ページもありません。バックアップはお客様が実行するものではなく、Offision がサービスの一部として取得し、テナントと同じリージョンに保管します。データはどこに保管されるかを参照してください。削除した 1 件の記録を戻すのは上のごみ箱の役目です。テナント全体をある時点に戻すのは、Offision の担当者への依頼になります。

このページが決めないこと

• 個人データを誰が見られるかは権限ページで決まり、保持期間ではありません。
• データの所在地はテナント作成時に選ばれ、ここのどの設定でも変わりません。
• 送信済みのメールはメールシステムにあり、Offision にはありません。