ユーザーグループをカテゴリで整理する

カテゴリはユーザーグループのフォルダのように見えますが、整理はそのうちの 小さいほうの役割です。大きいほうは、カテゴリだけがグループを一般のユーザーに 見せられる という点です。どこにも入れていないグループは、名前が何であっても、 誰が入っていても、管理者にしか見えません。

1. カテゴリ一覧を開く

ディレクトリの固定表示のページではありません。ディレクトリ を開き、 すべて表示 を選んでから、分類 › ユーザーグループカテゴリ です。

カテゴリは 1 つ用意されています。Offision は 部署 を有効かつ表示ありの 状態で作成し、既定として印を付けます — 多くの環境で 2 つ目が要らないのは このためです。追加する前に確認してください。

2. カテゴリを作る・編集する

追加、またはカテゴリを選んで 編集。ダイアログには 設定 と ユーザーグループ のページがあります。

設定 では、

• タイトル は多言語です。管理画面の文字列としては珍しく、一般の社員が読む ものです。有効にしている言語をすべて入力してください — 未入力の言語は英語に 戻り、日本語の画面の中に英語が現れます。
• ユーザーに表示 がこの記事の主題の切り替えです。オフなら、そのカテゴリは 管理コンソールを整理するだけになります。
• 色 は ユーザーに表示 をオンにしたときだけ現れます。アプリのための 項目だからです — 同僚のプロフィールカードで、グループ名の前に付く点の色に なります。
• 有効にする をオフにすると、削除せずにカテゴリを引退させられます。中の グループはそのまま残ります。
• ブランチ管理 はブランチのライセンスがある場合だけ表示されます。

3. グループを入れる

ユーザーグループ ページにすべてのグループが並ぶので、属するものにチェック を付けます。

グループが入れるカテゴリは 1 つだけです。 ここでチェックを付けると、 それまで入っていたカテゴリからは黙って外れます — 失われるものがないので警告も ありません。実際上の意味は、カテゴリは同じ組織の切り口どうしでなければならず、 重なるラベルにはできない、ということです。部署と地域が同時に経理を持つことは できません。

反対側からも設定できます — グループ自身の 基本 ページにある ユーザーグループカテゴリ が、1 つのグループについて同じことをします。

4. ユーザーに何が見えるか

カテゴリをオンにすると、Offision アプリで 2 つのことが変わります。どちらも グループのメンバーだけでなく、全員に対してです。

フロアプランで人を探す。 フロアプランの検索ボタンを押すとタイルが並び、 表示ありのカテゴリごとに 1 つ現れます。タイルを開くと中のグループが絞り込みに なるので、「今日は営業がどこに座っているか」が 2 タップで分かります。

同僚のカードを見る。 誰かをタップすると所属グループがピルで並び、それぞれの 先頭にカテゴリの色の点が付き、カテゴリ名がツールチップになります — 色はこの ために使われます。

5. 使い分けの例

部署、表示あり。 最初からあるものです。経理・営業・デザインといったチーム 名のグループが入ります。社員は同僚を探すために使い、管理者はチームスペースや ポイントの割り当てに使います。すべての言語を入力する価値があるのはこの場合です。

プロジェクト、表示なし。 予約ポリシーやドアグループを動かすためだけの、 短命なグループ。カテゴリをオフにしておけば、次々に増えるプロジェクト名が全員の 検索タイルに出ることはなく、グループの働きは何も変わりません。

何も入れない、裏方向け。 連携先の受け皿になるグループなどは、カテゴリを 付けないままにしておくほうが確実です。表示なしのカテゴリと同じ結果になり、 管理するものが 1 つ減ります。

6. うまくいったか確かめる

どのグループにも入っていない人としてアプリにサインインし、フロアプランの検索を 開きます。表示ありのカテゴリはタイルになり、表示なしのカテゴリは現れません。 あるはずのタイルが見当たらないときは、カテゴリはオンでも中のグループがまだ 空である場合がほとんどです。