1,400+ユーザー向けのハイブリッドワークスペース効率の最適化

クライアント概要

シンガポールに本社を置く、世界有数の不動産投資、開発、管理グループです。2つの主要な商業タワーで運営され、1,400人以上のアクティブユーザーを抱える大規模な従業員のために職場体験の近代化を目指しました。

チャレンジ

大規模なハイブリッドワークへの移行管理には大きな物流上の課題がありました:

• 大量のデスク管理: 1,000台以上のデスクには、ユーザーのフラストレーションなしに高い日々の入れ替わりを扱えるシステムが必要でした。

• 特定のハードウェアニーズ: 従業員には技術的な要件(例:シングルモニターかデュアルモニターか)があり、レガシーシステムでは見えませんでした。

• 複雑な部屋のスケジューリング: 複数の階とウィングにまたがる120以上の会議室の調整は非効率的になりがちでした。

• 地理的およびチームサイロ: 組織はリソースを分割し、特定のチームが2つの異なるオフィスタワーにまたがる指定されたゾーンのみにアクセスできるよう必要でした。

オフィジョン・ソリューション

1.スマートフィルタリング付きの高密度ホットデスキング

1,000+台のデスク在庫を管理するため、Offisionは高性能ホットデスキングモジュールを導入しました。

• ハードウェア固有のフィルター: ユーザーはフロアプランを瞬時にフィルターして、モニターが1台、2台、またはない机を選べます。これにより、データアナリストやデザイナーはオフィス内をうろつくことなく必要な画面空間を確保できます。

• ライブ占有マップ: 1,400人のユーザーがいるため、可視性が鍵となります。リアルタイムのヒートマップは、どのゾーンが満員に近いかを示し、スタッフが直接の協力者に近い席を予約できるようにします。

2.スケーラブルな会議室管理

システム内に120以上の会議室を持つことで、Offisionは予約ワークフローを効率化しました。

• 集中管理: 管理者は単一のダッシュボードから120+の部屋を管理でき、ユーザーは容量、AV機器、または特定の基地局の位置で部屋を絞り込むことができます。

• 統合: システムは企業カレンダーとシームレスに同期し、ゴーストブッキングを排除し、プレミアム不動産の高い活用を実現します。

3.マルチタワー「チームスペース」アーキテクチャ

2つの異なるオフィスタワーの複雑さを管理するために、OffisionはTeam Space機能を活用して階層的な権限モデルを作成しました。

• 位置ベースの分割: リソースはタワーAとタワーBで分類され、ユーザーが最も関連性の高いスペースを最初に見られます。

• 部門別割り当て: 特定のデスククラスターや会議室は特定のチーム(例:財務、人事、プロジェクトチーム)に「ロック」されています。これにより、オフィスが「ホット」であっても、チームは割り当てられたタワー内に「ホームベース」を持ち続けられます。

• クロスタワーの柔軟性: デスクは特定のチームに優先されますが、管理者はピーク時に余剰容量を1,400ユーザー規模の広いプールに開放できます。

4.動的なユーザー成長とライセンス

このシステムはティア1企業の規模に対応するよう設計されていました。

• 1,400+ ユーザーサポート: 同時予約やチェックインの量が多いにもかかわらず、プラットフォームは高い応答性を維持しています。

• 自動プロビジョニング: クライアントのHRIS/Active Directoryとの統合により、会社の成長に伴い新入社員がそれぞれのチームスペースやタワープロファイルに自動的に割り当てられます。

結果

この導入により、2つの主要なオフィスタワーが一つの一体化されたデジタルエコシステムに統合されることに成功しました。1,400人のユーザー**がデュアルモニターデスクから大規模な会議室まで、自分のワークスペースのニーズをセルフサービスできるようにすることで、組織は管理上の負担を大幅に削減し、ハイブリッドワーク体験に対する従業員満足度も著しく向上しました。