优化1400+用户的混合工作空间效率

客户概览

一家总部位于新加坡的顶级全球房地产投资、开发和管理集团。该组织跨越两座主要商业大厦，致力于为超过1,400名活跃用户的庞大员工团队现代化工作体验。

挑战

管理大规模向混合办公转型带来了重大后勤挑战：

• 高流量办公桌管理： 超过1000张办公桌需要一个能够应对高日流动率且用户不烦躁的系统。

• 特定硬件需求： 员工有不同的技术需求（例如单显示器与双显示器），这些在他们的遗留系统中是看不到的。

• 复杂会议室排班： 协调跨多层楼和多翼的120多个会议室容易效率低下。

• 地理与团队孤岛： 组织需要一种资源划分方式，使特定团队只能访问他们在两个不同办公塔楼上的指定区域。

官方解决方案

1.高密度热桌带智能过滤

为了管理1,000+张办公桌库存，Offision实施了高性能热桌模块。

• 硬件专用滤镜： 用户可以即时筛选平面图，找到配备一、两或无显示器的办公桌。这确保数据分析师或设计师无需在办公室闲逛，就能获得所需的屏幕空间。

• 实时入住率地图： 拥有1400名用户，可见性至关重要。实时热力图显示哪些区域接近满员，方便员工预订靠近其直接合作伙伴的座位。

2.可扩展会议室管理

系统中拥有超过120个会议室，Offision简化了预订流程。

• 集中控制： 管理员可通过单一仪表盘管理120+房间，用户可按容量、视听设备或特定基站位置筛选房间。

• 集成： 系统与公司日历无缝同步，消除虚假预订，确保优质地产的高利用率。

3.多塔“团队空间”架构

为了管理两座不同办公楼的复杂性，Offision利用团队空间功能创建了层级权限模型。

• 基于位置的分区： 资源按 Tower A 和 Tower B 分类，确保用户优先看到最相关的空间。

• 部门分配： 特定办公桌集群和会议室对特定团队（如财务、人力资源或项目团队）“锁定”。这确保了办公室“热”时，团队在分配的基站内仍有“主基地”。

• 跨基站灵活性： 虽然桌面优先分配给特定团队，但管理员可在高峰期将多余容量开放给更广泛的1,400用户池。

4.动态用户增长与授权

该系统设计用于应对一级企业的规模。

• 1,400+ 用户支持： 尽管同时有大量同时预订和签到，平台依然保持高度响应。

• 自动化配置： 与客户的HRIS/Active Directory集成确保随着公司发展，新员工会自动分配到各自的团队空间和塔楼配置文件中。

结果

此次实施成功地将两座主要办公楼整合为一个连贯的数字生态系统。通过赋能1,400名用户自助满足他们的工作空间需求——无论是双显示器办公桌还是大型会议室——组织显著减少了行政负担，员工对混合办公体验的满意度显著提升。