優化 1,400+ 用戶的混合工作空間效率

客戶概覽

一家總部位於新加坡的頂尖全球房地產投資、開發與管理集團。該組織跨越兩座主要商業大樓，致力於現代化其工作體驗，以滿足超過 400 名活躍用戶 的龐大員工。

挑戰

管理大規模轉型至混合工作面臨重大後勤挑戰：

• 高流量辦公桌管理： 超過1,000張辦公桌需要一套能應付高每日流動且不會讓使用者感到挫折的系統。

• 特定硬體需求： 員工有不同的技術需求（例如單螢幕與雙螢幕），這些在舊有系統中看不出來。

• 複雜會議室排程： 協調跨多層樓及多翼樓超過120間會議室容易效率低下。

• 地理與團隊孤島： 組織需要一種資源分割方式，使特定團隊只能存取兩座不同辦公大樓的指定區域。

** 官方解決方案**

1.高密度熱桌與智慧過濾

為了管理1,000+張辦公桌庫存，Offision 實施了高效能熱桌模組。

• 硬體專用篩選器： 使用者可立即篩選平面圖，找到配備一、兩或無螢幕的桌子。這確保資料分析師或設計師能在辦公室內自由移動，獲得所需的螢幕空間。

• 即時使用地圖： 擁有 1,400 名用戶，能見度至關重要。即時熱力圖顯示哪些區域接近滿員，讓工作人員能預訂鄰近合作夥伴的座位。

2.可擴展會議室管理

系統中擁有超過120間會議室，Offision簡化了預約流程。

• 集中控制： 管理員可從單一儀表板管理 120+ 房間，使用者可依容量、視聽設備或特定基地台位置篩選房間。

• 整合： 系統與企業行事曆無縫同步，消除臨時預訂，確保優質房地產的高利用率。

3.多塔「團隊空間」架構

為了管理兩座不同辦公大樓的複雜性，Offision 利用 Team Space 功能建立了階層式權限模型。

• 基於位置的分割： 資源依據 塔 A 與 塔 B 分類，確保使用者優先看到最相關的空間。

• 部門分配： 特定辦公桌群與會議室對特定團隊（如財務、人力資源或專案團隊）「鎖定」使用。這確保了辦公室雖然「熱」，團隊仍能在分配的基地台內擁有「基地」。

• 跨基地台彈性： 雖然桌面優先分配給特定團隊，但管理員可在尖峰時段開放多餘容量給更廣泛的 1,400 用戶池。

4.動態用戶成長與授權

該系統設計以應對一級企業規模。

• 1,400+ 用戶支援： 儘管同時有大量同時預訂與簽到，平台仍維持高度回應速度。

• 自動化配置： 與客戶的 HRIS/Active Directory 整合，確保隨著公司成長，新員工會自動分配到各自的團隊空間與基地台設定檔。

結果

該實施成功整合了兩座主要辦公大樓，形成一個完整的數位生態系統。透過賦能 1,400 名使用者自行滿足工作空間需求——無論是雙螢幕桌還是大型會議室——組織顯著降低了行政負擔，員工對混合工作體驗的滿意度也顯著提升。