他システムから Offision へ移行する

Offision のほとんどのものはスプレッドシートから作れます — リソース、 ユーザー、予約、来訪予約。だから移行はデータ案件ではありません: 離れる システムから一覧を書き出し、Excel で列を整え、ここにインポートするだけ です。大事なのは順番です。各インポートは、その前のインポートが作った ものを名前で参照するからです。

1. 旧システムから書き出す

出せるものを何でも — ルーム一覧、名簿、これからの予約、来訪予定。列は Offision のテンプレートと一致しませんが、それで構いません: 以下の各 インポートでまず Offision 自身のテンプレートをダウンロードし、旧システム の列を Excel でコピーして移します。そのコピー＆ペーストこそが移行作業の 実体で、スプレッドシートは誰にでもそれができる場所です。

2. 建物とフロア

他のすべては場所にぶら下がるので、まず建物です — これにはインポートが なく、必要もありません: 数件のレコードを一度作るだけです。 建物とフロアを追加するを 参照してください。

3. ルームとデスク

リソース一覧のインポート（追加の隣）は、テンプレートからその一覧の 種類のリソースを一括で作成・更新します — 各言語の名前と、ルームなら 定員も。 ルームを追加するを参照 してください。

そのうえで各ルームにアクセスID — HQ-3-BOARD のような安定した コード — をリソースフォームで与えます。予約インポートのシートはルームを そのコードで指定し、ダイアログにはまだ持っていないルームが分かる参照 ページがあります。

4. ユーザー

ユーザー一覧のインポートは、1枚のシートから名簿全体を作成・更新 します — Offision にユーザーを追加する を参照してください。この後のインポートは主催者と招待者をこのメール アドレスで指定するので、ユーザーは予約より先に入っていなければ なりません。

会社が Microsoft 365 や Google Workspace を使っているなら、インポート ではなくディレクトリを接続してください — アカウントは自動で届き、自動で 更新されます。

5. 予約

旧システムのこれからの予約を書き出し、予約テンプレートに整えて — ルームはアクセスIDで、主催者はメールで — カレンダーでインポートします。 予約ルールはすべてそのまま適用されるので、手作業でも予約できなかった ものが黙って入り込むことはありません。 スプレッドシートから予約をインポートする を参照してください。

6. 来訪予約

来訪予定を書き出し、来訪テンプレートに整えて — 1行に1名、場所は インポートIDで、招待者はメールで — 来訪者招待カレンダーでインポート します。招待状・承認・バッジは、1件ずつ入力した場合と同じに動きます。 スプレッドシートから来訪予約をインポートする を参照してください。

7. 確認する

旧システムを引退させる前に、1日ぶんを通しで動かしてください: 一般の 従業員として予約し、パネルでチェックインし、インポートした来訪予約の ゲストに受付でチェックインしてもらう。上の各インポートには自身の確認 手順があります — これは部品が組み合わさって動くことの確認です。

この記事が扱わないもの

履歴は移行しません — チェックイン、ログ、レポートは初日から Offision が 記録し始めます。そしてどのインポートもルールは運びません: 予約可能 期間、承認、ポイント、来訪目的は設定するものであってインポートするもの ではありません — データが入ったら、各モジュールの記事を順に進めて ください。