他システムから Offision へ移行する

Offision では、リソース、ユーザー、予約、来訪予約のほとんどをスプレッドシートから一括登録できます。旧システムから各一覧を書き出し、Excel で Offision のテンプレートに列を合わせて順番にインポートしてください。各ステップのインポートはその前のステップで作成したデータを参照するため、以下の順番どおりに進める必要があります。

1. 旧システムからデータを書き出す

旧システムからルーム一覧、従業員名簿、今後の予約、来訪予定を書き出します。以降のステップでは、まず Offision のインポート用テンプレートをダウンロードし、書き出したデータの各列を Excel でテンプレートの列へコピーして貼り付けます。

2. 建物とフロアを作成する

すべてのリソースや来訪予約は場所（建物とフロア）に紐づくため、最初に建物とフロアを作成します。件数は少ないため、管理コンソールから直接登録します。手順は建物とフロアを追加するを参照してください。

3. ルームとデスクをインポートする

リソース一覧画面で追加の横にあるインポートをクリックし、テンプレートを使ってルーム、デスク、または設備を一括作成します（各言語の名称やルームの定員もまとめて登録できます）。詳細はルームを追加するを参照してください。

続いて、各ルームの編集画面で一意のアクセスID（例：HQ-3-BOARD）を設定します。後の予約インポートではルームをこのアクセスIDで指定します（インポートダイアログの参照タブで、アクセスIDが未設定のルームを確認できます）。

4. ユーザーをインポートまたは同期する

ユーザー一覧画面のインポートから、1枚のシートで従業員名簿を一括作成・更新します。手順はOffision にユーザーを追加するを参照してください。後の予約や来訪予約のインポートでは主催者や担当者をメールアドレスで指定するため、必ず予約より先にユーザーを登録してください。

なお、Microsoft 365 や Google Workspace を利用している場合は、ファイルインポートではなくディレクトリ連携を接続することでアカウントが自動同期されます。

5. 今後の予約をインポートする

旧システムの今後の予約データを予約テンプレートに整形し（ルームはアクセスID、主催者はメールアドレスで指定）、管理カレンダーからインポートします。インポート時にもすべての予約ルールが適用されるため、ポリシーに違反する予約はエラーとして検出されます。手順はスプレッドシートから予約をインポートするを参照してください。

6. 今後の来訪予約をインポートする

来訪予定データを来訪テンプレートに整形し（1行につき来訪者1名、場所はインポートID、担当者はメールアドレスで指定）、来訪者招待カレンダーからインポートします。招待メール、承認フロー、バッジ発行は手動で1件ずつ登録した場合と同様に動作します。手順はスプレッドシートから来訪予約をインポートするを参照してください。

7. 動作を確認する

旧システムを停止する前に、1日分の業務フローを通しでテストしてください。一般従業員としてルームを予約し、ルームパネルでチェックインし、インポートした来訪予約のゲストとして受付でチェックインできることを確認します。

このガイドの対象外となる項目

• 既存の Offision 環境への新拠点の追加 — すでに Offision を運用中で新しいオフィス拠点を追加する場合は、一からインポートするのではなく既存の設定を複製します。最初のオフィスを複製して2つ目のオフィスを開くを参照してください。
• 過去の履歴と運用ルール — 過去のチェックイン履歴やログ、レポートは移行されません。また、インポート機能で取り込めるのはデータのみであり、予約可能期間、承認、ポイント、訪問目的などのルールは各モジュールの設定画面で個別に設定する必要があります。