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访客预邀请和接待登记工作流程

Offision 使访客的预邀请和签到无缝衔接。通过电子邮件预先邀请客人,接待员使用二维码办理入住,确保顺畅和专业的访客体验。
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使用 Offision 的访客预邀请和接待登记工作流程,管理访客变得毫不费力。以下是它的工作原理:

  1. 发送邀请前电子邮件:

    • 用户通过向访客发送邀请电子邮件来启动该过程。
    • 该电子邮件包含访问详细信息,使访问者可以轻松地将事件保存到他们的电子日历中。
  2. 为访客提供基本详细信息:

    • 访客会收到一封徽章电子邮件,其中包含:
      • 指向注册表的链接。访客可以提前填写信息,确保轻松办理入住手续。
      • 将在接待处使用的二维码,以便快速识别。
  3. 前台凭二维码办理入住:

    • 抵达后,访客在接待处出示他们的二维码。
    • 接待员使用 Offision 扫描 QR 码以检索所有相关的访问数据。
  4. 验证访客信息:

    • 接待员确认访客已完成登记表。
    • 验证后,他们单击 Offision 中的 “签到” 按钮以记录访客的到来。
  5. 即时通知和徽章打印:

    • 邀请者会立即收到电子邮件和系统通知,告知访客已签到。
    • 如果连接了标签打印机,Offision 会自动打印访客胸卡,确保专业识别。

此工作流程可确保从邀请前到登记入住的访客体验顺畅,同时简化接待员的任务。它结合了自动化、专业性和所有相关方的易用性。


优点:

  1. 专业观众体验:

    • 访客在参观前会收到所有必要的信息,包括注册表和二维码。
    • 简化的流程可确保访客到达时留下积极的第一印象。
  2. 简化接收任务:

    • 接待员可以通过扫描二维码和验证详细信息来有效地处理签到。
    • 无需手动输入数据,减少错误并节省时间。
  3. 改善沟通:

    • 邀请者通知可确保在访客到达时立即通知主持人。
    • 系统和电子邮件通知让每个人都了解最新情况。
  4. 增强安全性:

    • QR 码可确保在登记入住前验证访客身份。
    • 注册表验证允许接待员在授予访问权限之前确认访客详细信息。
  5. 自动胸卡打印:

    • 如果连接到标签打印机,Offision 会自动打印访客徽章,从而改进识别和访问控制。
  6. 省时高效的工作流程:

    • 预先邀请确保访客做好准备,减少接待处的等待时间。
    • 自动通知和徽章打印最大限度地减少了接待人员的步骤。
  7. 易于使用:

    • 直观的过程对访客和接待员来说都很简单,只需要最少的培训。
  8. 集中访客数据:

    • 所有访客信息都安全地存储在 Offision 中,便于跟踪和查看。

通过专注于预邀请和接待登记,Offision 加强了访客管理,确保访客和工作人员都能顺利和专业地完成流程。此功能可节省时间、提高安全性,并为所有相关人员创造积极的体验。

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