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来訪者の事前招待と受付のチェックインワークフロー

Offisionは、来訪者の事前招待とチェックインをシームレスにします。メールでゲストを事前に招待し、受付係がQRコードでチェックインを処理するため、スムーズでプロフェッショナルな来訪者体験が保証されます。

Offisionのビジター事前招待とレセプションチェックインのワークフローにより、来訪者の管理が簡単になります。その仕組みは次のとおりです。

招待前のメールの送信:
- ユーザーは、来訪者に招待メールを送信してプロセスを開始します。
- メールには訪問の詳細が含まれているため、来訪者はイベントを簡単に電子カレンダーに保存できます。
来訪者に重要な詳細を提供する:
- 来訪者には、次の内容が記載されたバッジメールが届きます。
  - 登録フォームへのリンク。来訪者は事前に情報を入力できるため、手間のかからないチェックインが保証されます。
  - 受付で素早く確認できるQRコードです。
QRコードによる受付チェックイン:
- ご到着後、受付にてQRコードをご提示ください。
- 受付係はOffisionを使用してQRコードをスキャンして、関連するすべての訪問データを取得します。
ビジター情報の確認:
- 受付係は、来訪者が登録フォームに記入したことを確認します。
- 確認が完了したら、Offisionの「チェックイン」ボタンをクリックして、来訪者の到着を記録します。
インスタント通知とバッジ印刷:
- 招待者には、来訪者がチェックインしたことが電子メールとシステム通知ですぐに通知されます。
- ラベルプリンターが接続されている場合、Offisionはビジターバッジを自動的に印刷し、プロフェッショナルな識別を保証します。

このワークフローにより、事前招待からチェックインまでスムーズな来訪者体験を確保し、受付のタスクを合理化します。自動化、プロフェッショナリズム、そして関係者全員の使いやすさを兼ね備えています。

プロたち:

プロフェッショナルなビジターエクスペリエンス:
- 来訪者は、登録フォームやQRコードなど、訪問前に必要なすべての情報を受け取ります。
- 合理化されたプロセスにより、来訪者が到着したときに肯定的な第一印象が保証されます。
受付業務の簡素化:
- 受付係は、QRコードをスキャンして詳細を確認することで、チェックインを効率的に処理できます。
- 手動でのデータ入力が不要で、エラーを減らし、時間を節約できます。
コミュニケーションの改善:
- 招待者通知により、来訪者が到着するとすぐにホストに通知されます。
- システム通知とメール通知で全員に最新情報を提供します。
セキュリティの強化:
- QRコードにより、チェックイン前に来訪者の身元が確認されます。
- 登録フォームの確認により、受付係はアクセスを許可する前に来訪者の詳細を確認できます。
自動バッジ印刷:
- ラベルプリンターに接続すると、Offisionはビジターバッジを自動的に印刷し、識別とアクセス制御を改善します。
時間を節約し、効率的なワークフロー:
- 事前招待により、来訪者の準備ができていることを確認し、受付での待ち時間を短縮します。
- 通知とバッジ印刷を自動化することで、受付スタッフの手間が最小限に抑えられます。
使いやすい:
- 直感的なプロセスは、来訪者と受付の両方にとってシンプルで、最小限のトレーニングで済みます。
一元化された来訪者データ:
- すべての来訪者情報はOffisionに安全に保管されているため、追跡と確認が容易になります。

Offisionは、事前招待と受付のチェックインに焦点を当てることで、来訪者管理を強化し、来訪者とスタッフの両方にスムーズでプロフェッショナルなプロセスを保証します。この機能により、時間を節約し、セキュリティを向上させ、関係者全員にポジティブなエクスペリエンスを提供します。

設定手順

「場所」に移動し、建物を作成します
名前、国または地域、住所、場所をGoogleマップに入力
建物のフロアを追加/編集する
「ユーザーグループ」に移動し、ユーザーグループを作成/編集します
ユーザーグループに対して「受付スタッフ」権限を選択
ユーザーグループへのユーザーの追加
「システムインターフェース」に移動し、「ホームページの設定」までスクロールダウンします
「レセプション」を有効にする
「訪問場所」に移動し、建物を訪問できるようにします

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