重新定義校園彈性與 Offision Workplace Suite

案例研究：香港國際學校在辦公室套房上無摩擦

客戶概覽

作為香港領先的國際教育組織，管理數十個校園，包括幼稚園、小學及中學。該組織擁有超過18,000名學生及大量全職與臨時員工，需要一個統一平台來管理高度動態的環境。

挑戰

該組織面臨多項營運挑戰：

• **僵化房間配置：**多功能走廊與教室常需合併或分割，但舊系統無法處理「親子」教室邏輯。

• 安全與訪客管理： 臨時員工及客座講師流動率高，使得人工報到成為安全風險。

• 手動活動設置： 服務人員缺乏明確的活動場地佈局與帳單說明。

• 缺乏前瞻性： 管理員在未手動輸入資料的情況下難以預測服務需求與訪客量。

• 可擴展性： 系統初期需支援 300+ 用戶，並採用彈性授權模式以因應快速成長。

解決方案：

1.結合房間預訂，極致彈性

為了支援不同班級規模與活動類型，Offision 實作了 合併教室功能。

• 動態空間管理： 使用者可預訂個別教室進行標準課程，或合併成一個大型「大禮堂」以舉辦集會或家長會。

• 衝突預防： 系統會在「父」房間被預訂時自動鎖定各個「子」房間，確保在複雜配置過程中不會發生重複預訂。

2.長期訪客與臨時員工整合

透過簡化非永久人員的報到流程，安全措施得以提升。

• 臨時員工報到： 系統允許建立「長期訪客」檔案。臨時員工及客座講師會獲得數位憑證，讓他們能獨立登入系統並存取特定資源，減輕櫃檯的負擔。

3.進階活動預訂與服務發票

為確保活動成功，Offision 更新了預約表單，使其成為完整的「專案簡報」。

• 版面版面上傳： 在預訂活動房間時，使用者可直接將特定的房間版面配置 PDF 上傳至表單。

• 服務與發票追蹤： 使用者可附上服務發票或餐飲及技術支援請求。服務人員會立即收到這些文件，確保房間完全按照需求布置，避免來回郵件。

4.自動化報告與預測

系統設定為直接向部門主管發送定期服務與訪客報告。

• 即將到來的預測： 每週電子郵件提供詳細的總預約量、預期訪客數量及服務人員需求預測。

• 數據驅動洞察： 報告包含「涉及服務」（例如，需視聽支援）及「訪客參與」等細節，讓行政單位能在尖峰前優化人力配置。

5.未來適用的使用者授權

Offision 提供高度彈性的授權結構，以支持學校的成長。

• 無縫擴展： 從 300 名用戶起，組織可隨需新增用戶，隨著校園擴展或聘用更多員工。

• 集中式用戶管理： 與 Microsoft 365 及 SSO 的整合，確保新員工加入學校目錄時，會自動與 Offision 同步，維持低行政負擔。

結果

Offision Workplace Suite 的導入，將學校運作轉型為「無摩擦校園」。教師現在享有彈性，能依教學需求調整空間，服務人員則以清晰的視覺指示工作，管理團隊透過自動化報告全面掌握校園未來的使用情況。

目前已有300+用戶活躍，且有可擴展的授權模式，該組織有能力與學生群體共同成長數位生態系。