通过办公场所套件重新定义校园灵活性

案例研究：香港国际学校在办公场所套件上实现无摩擦

客户概览

作为香港领先的国际教育机构，管理着数十个校区，包括幼儿园、小学和中学。该组织拥有超过18,000名学生和大量全职及临时员工，需要一个统一的平台来管理高度动态的环境。

挑战

该组织面临若干运营障碍：

• **僵化的房间配置：**多功能走廊和教室常常需要合并或分割，但旧系统无法处理“亲子”房间逻辑。

• **安全与访客管理：**临时员工和客座讲师的高流动率使得人工签到成为安全隐患。

• 手动活动设置： 服务人员缺乏关于活动房间布局和计费的清晰说明。

• 缺乏远见： 管理员在没有手动录入数据的情况下难以预测服务需求和访客量。

• 可扩展性： 系统初期需要支持300+用户，采用灵活的许可证模式以适应快速增长。

解决方案：

1.联合预订房间，极致灵活

为了支持不同班级规模和活动类型，Offision 实现了 合并教室功能。

• 动态空间管理： 用户可以预订单个教室进行标准课程，或将它们合并成一个大型“大礼堂”，用于集会或家长会谈。

• 冲突预防： 当“父”房间被预订时，系统会自动锁定各个“子”房间，确保复杂重组过程中不发生重复预订。

2.长期访客与临时员工整合

通过简化非永久人员的报到流程，安全措施得到了加强。

• 临时员工签到： 该系统允许创建“长期访客”档案。临时员工和客座讲师会获得数字凭证，可以独立登录系统并访问特定资源，减轻前台的负担。

3.高级活动预订与服务发票

为确保活动成功，Offision更新了预订表格，使其成为全面的“项目简报”。

• 布局上传： 预订活动房间时，用户可以直接上传特定的房间布局PDF到表单。

• 服务与发票追踪： 用户可以附上服务发票或餐饮及技术支持请求。服务人员会即时收到这些文件，确保房间布置得完全符合要求，无需频繁邮件往复。

4.自动化报告与预测

系统配置为直接向各部门负责人发送定期服务和访客报告。

• 即将到来的预测： 每周邮件提供详细的预订预测、预期访客数量及服务人员需求。

• 数据驱动洞察： 报告包含“涉及服务”（例如，需要视听支持）和“涉及访客”的详细信息，使管理层能够在高峰期前优化人员配置。

5.面向未来的用户许可

Offision提供了高度灵活的许可结构以支持学校的发展。

• 无缝扩展： 从300名用户起，组织可按需添加新用户，以扩展校园或招聘更多员工。

• 集中用户管理： 与 **Microsoft 365 和单点登录（SSO）的集成确保新员工加入学校目录时，自动与 Offision 同步，保持较低的行政负担。

结果

办公场所套间的实施使学校运营成为“无摩擦校园”。教师现在可以灵活调整空间以满足教学需求，服务人员使用清晰的视觉指示，管理团队通过自动报告全面了解校园未来的使用情况。

现有300+用户活跃且具备可扩展的许可模式，组织有能力与学生群体共同发展数字生态系统。