Offision Workplace Suiteによるキャンパスの柔軟性の再定義

###ケーススタディ:香港インターナショナルスクールがオフィススイートでスムーズに進める

クライアント概要

香港を代表する国際教育機関として、幼稚園、小学校、中学校を含む数十のキャンパスを管理しています。18,000人以上の学生と、フルタイムおよび臨時スタッフの大規模なグループを抱える組織は、非常にダイナミックな環境を管理するための統一プラットフォームを必要としていました。

チャレンジ

組織はいくつかの運営上の課題に直面しました。

• 硬直した部屋構成: 多目的ホールや教室はしばしば統合または分割が必要でしたが、旧システムは「親子」の部屋ロジックを扱うことができませんでした。

• セキュリティおよび来訪者管理: 臨時スタッフやゲスト講師の離職率が高いため、手動チェックインはセキュリティリスクとなりました。

• 手動イベント設定: サービススタッフはイベントの部屋レイアウトや請求に関する明確な指示を欠いていました。

• 先見の明の欠如: 管理者は手動のデータ入力なしにサービスニーズや来訪者数の予測に苦労しました。

• スケーラビリティ: 急速な成長に対応するため、柔軟なライセンスモデルで当初300+ユーザーをサポートする必要がありました。

解決策:

1.究極の柔軟性を追求する統合ルーム予約

さまざまなクラス規模やイベントタイプをサポートするために、OffisionはCombined Room機能を実装しました。

• 動的スペース管理: ユーザーは標準授業のために個別教室を予約したり、集会や保護者面談用の大きな「グランドホール」にまとめて行ったりできます。

• 紛争防止: システムは「親」部屋が予約されると自動的に「子」部屋をロックし、複雑な再構成時に重複予約が発生しないようにします。

2.長期訪問者および一時スタッフの統合

非常勤職員のチェックイン手続きを簡素化することでセキュリティが強化されました。

• 一時的なスタッフチェックイン: このシステムは「長期訪問者」プロファイルの作成を可能にします。臨時スタッフやゲスト講師はデジタル資格を取得し、システムに独立してチェックインし特定のリソースにアクセスできるため、フロントデスクの負担を軽減します。

3.高度なイベント予約およびサービス請求

イベントの成功を確実にするため、Offisionは予約フォームを包括的な「プロジェクトブリーフ」として更新しました。

• レイアウトアップロード: イベントの部屋を予約する際、ユーザーは特定のルームレイアウトPDFを直接フォームにアップロードできます。

• サービス&請求書追跡: ユーザーはサービス請求書やケータリング・技術サポートの依頼を添付できます。サービススタッフはこれらの書類を即座に受け取り、メールのやり取りなしで部屋が正確に準備されます。

4.自動報告と予測

システムは、通常サービスおよび来訪者報告書を部門長に直接送信するよう設定されていました。

• 今後の予測: 週次メールで予約総数、予想来訪者数、サービススタッフの要件を詳細に予測します。

• データ駆動型インサイト: レポートには「サービス要員」(例:AVサポートの必要)や「訪問者関係者」の詳細が含まれ、ピーク時前に管理側が人員配置を最適化できるようにします。

5.将来に耐えたユーザーライセンス

オフィジョンは学校の成長を支援するために非常に柔軟なライセンス構造を提供しました。

• シームレスなスケーリング: 300ユーザーから始まり、キャンパス拡大やスタッフの雇用に応じて新規ユーザーを追加できます。

• 集中型ユーザー管理: Microsoft 365およびSSO**との統合により、新しいスタッフが学校のディレクトリに追加されると自動的にOffisionと同期され、管理上の負担が低く維持されます。

結果

オフィジョン・ワークプレイス・スイートの導入により、学校の運営は「摩擦のないキャンパス」へと変革されました。教師は教室のニーズに合わせて柔軟に調整でき、サービススタッフは明確な視覚的指示で働き、管理チームは自動報告を通じてキャンパスの将来の利用状況を完全に把握できます。

すでに300+ユーザーがアクティブで、スケーラブルなライセンスモデルも整っているため、学生と共にデジタルエコシステムを拡大する能力が整っています。