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辦公室預約政策:靈活安全的工作空間調度

Offision Booking Policy 提供用於管理房間、辦公桌和資源預約的可自定義規則,包括基本的入住/退房政策和高級選項,如重複、跨日預約和保密設置。它與 Microsoft 365、Google Workspace 和 Exchange Server 集成,可確保跨 Web、iOS、Android 和預約面板進行高效和安全的調度。
辦公室預訂政策:靈活安全的工作空間調度

主要特點

基本方針

  • 簽到/簽出:支持通過 NFC、二維碼或使用者 PIN 碼自動簽到,並自動釋放未領取的資源以優化利用率。

高級策略

  1. 訂票政策
  • 定期預約:允許使用者安排定期會議(例如,每天、每周),以實現一致的會議室或資源使用。

  • 全天預約: 支援全天預約房間或資源,非常適合舉辦活動或擴展專案。

  • 跨日預約:支援多日預約,連續或非連續,實現無縫多日安排。

  • 非上班時間預約:允許在標準辦公時間之外預約,並提供可定製的訪問控制。

  • 多種資源預約:允許使用者在一次預約中預約多個房間或設備,以滿足複雜的需求。

  • 現場預約延期:允許使用者通過面板或應用程式在現場延長預約,視情況而定。

  • 重疊預約: 可配置的規則允許或限制重疊預約,以平衡靈活性和資源控制。

  1. 預約時間/日期限制
  • 設置最大預約持續時間(例如,小時或天)和提前預約視窗(例如,30 天)以管理資源可用性。

  • 為特定資源配置限制,例如限制全天預約或非工作時間訪問。

  1. 保密性
  • 隱藏的預約資訊:為了保護隱私,在公共顯示幕或共用日曆上遮罩敏感的預約詳細資訊(例如,標題、出席者)。

  • 預約批准:需要管理員或經理批准才能進行特定預約,例如高優先順序客房或非工作時間請求。

  • 條款和條件:強制執行可自定義的條款和條件,供使用者在預約時接受,確保符合組織政策。

  1. 預約管道
  • 預約經理代理:允許指定的經理代表用戶預約,簡化團隊或高管的日程安排。

  • 使用者應用程式預約:支持通過 Offision 的 iOS 和 Android 應用程式進行預約,並提供即時可用性和通知。

  • 預約面板和標牌:支持通過壁掛式面板或數字標牌直接預約,支援 NFC 或 QR 碼。

附加功能

  • 即時同步:確保所有預約策略在 Microsoft 365、Google Workspace 和 Exchange Server 之間同步,防止衝突。

  • 跨平台訪問:通過 Web、iOS、Android 和面板管理保單和預約,確保混合團隊的靈活性。

  • 安全身份驗證:將 Microsoft Entra ID 與 SAML 2.0 或 Google Workspace SSO 結合使用,以安全存取策略設置。

  • 分析儀錶板:跟蹤策略遵守情況和預約模式,以優化資源分配和合規性。

優點

  • 靈活的日程安排: 支援不同的預約類型(重複、跨日、非工作時間),以滿足不同的組織需求。

  • 資源優化: 入住/退房自動化和時間限制可防止浪費預約,最大限度地提高可用性。

  • 增強的隱私:隱藏的詳細資訊和審批工作流程確保敏感會議的機密性。

  • 簡化的協調: 多渠道預約和代理選項簡化了用戶和經理的日程安排。

  • 跨平臺可訪問性:策略可在Web、iOS、Android和面板上強制執行,支援混合辦公。

  • 安全合規: 強大的身份驗證和 T&C 確保數據安全和政策遵守。

  • 數據驅動的洞察:分析有助於根據使用趨勢優化策略,從而提高效率。

結論

Offision Booking Policy 是一個全面的解決方案,用於靈活、可控地管理工作區預約。它的基本入住/退房規則和高級選項(如重複、跨日預約和保密設置)可滿足混合工作場所中的不同調度需求。它與 Microsoft 365、Google Workspace 和 Exchange Server 集成,並可跨多個平臺訪問,確保無縫、安全和高效的資源管理。

對於尋求在工作空間調度中平衡靈活性、隱私和優化的組織,Offision 的預約政策是必不可少的、可定製的工具。

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