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Offision 中的訪客邀請批准工作流程

使用審批系統在 Offision 中輕鬆管理訪客邀請。無縫邀請、批准、通知和跟蹤訪客請求，確保每一步都安全、簡化的流程。

Offision 中的訪客邀請批准工作流程

Offision 中的訪客邀請批准工作流程增強了安全性並簡化了訪客管理。以下是它的工作原理：

邀請訪客：
- 邀請者提交需要事先批准的位置的訪客請求。
- 請求中包含所有相關詳細資訊（訪客姓名、日期、時間、位置）。
已發送審批通知：
- 審批者會收到一封電子郵件通知，其中包含訪客請求的詳細資訊。
- 通知包含指向 Offision 的直接連結，允許審批者採取行動。
審批人評論請求：
- 審批者通過電子郵件連結訪問 Offision。
- 他們查看訪客詳細資訊以做出明智的決定。
批准或拒絕決定：
- 如果獲得批准：
  - 系統會自動生成邀請電子郵件並將其發送給訪客。
  - 通過電子郵件通知邀請者批准。
- 如果被拒絕：
  - 邀請者會收到有關拒絕的電子郵件通知。
  - 邀請者可以根據需要選擇修改或取消請求。
訪客通知：
- 獲得批准的訪客會收到一封邀請電子郵件，其中包含訪問詳細資訊，包括日期、時間和位置。

此工作流可確保管理訪客訪問的流程透明且受控。

優點：

Offision 中的訪客邀請批准工作流程具有多種優勢：

增強的安全性：
- 確保只有經過批准的訪客才能訪問敏感位置。
- 保留訪客請求和批准的詳細記錄。
省時通知：
- 自動電子郵件通知使管理審批和讓每個人都了解情況變得容易。
- 減少邀請者和審批者之間的手動通信。
簡化的審批流程：
- 審批者只需通過直接電子郵件鏈接點擊幾下即可查看和決定請求。
- 該過程快速、高效且使用者友好。
改善訪客體驗：
- 訪客會收到清晰、及時的邀請函，其中包含所有必要的參觀詳情。
- 最大限度地減少混淆並確保順利辦理登機手續。
透明度和問責制：
- 跟蹤工作流程的每一步，確保各方之間的清晰溝通。
- 為安全性和合規性目的提供可靠的審計跟蹤。
可定製位置：
- 易於適應具有不同審批要求的地點。
- 支持靈活的訪客管理策略。

使用 Offision，管理訪客邀請是無壓力、高效且安全的。審批工作流旨在簡化溝通並確保所有相關人員都能獲得無縫體驗。

設定步驟

導航到 “Location（位置）”，並創建一個建築物
在Google地圖上輸入名稱、國家或地區、位址和位置
在建築物中添加/編輯樓層
導航到「使用者組」，然後創建/編輯使用者組
選擇使用者組的「User」許可權
將使用者添加到使用者組
導航到“訪問策略”，然後創建/編輯策略
開啟「訪客審批」，並將使用者添加到清單中以批准參觀邀請
導航到「系統介面」並向下滾動到「主頁設置」
啟用「訪客批准”
導航到「參觀地點」，並啟用建築物進行參觀
為建築物分配訪問策略

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