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简化您的房间预订工作流程

使用 Offision 轻松创建和管理房间预订。从一键式预订建议到日程跟踪和自动入住,Offision 为您简化了整个房间预订流程。
简化您的房间预订工作流程

Offision 的房间预订系统简化了安排和管理会议室的过程。以下是它的工作原理:

  1. 创建预订

    • 使用 一键建议功能 让系统推荐空房。
    • 或者,填写预订表单以手动选择会议室、时间和与会者列表。
    • Offision 允许您在创建预订时邀请与会者。
  2. 电子邮件和日历集成

    • 预订后,Offision 会向组织者和与会者发送电子邮件。
    • 该电子邮件包含一个 .ics 文件,该文件会阻止他们的 i-Calendar。
    • 预订时间表也可以在 Offision 中查看。
  3. 编辑或取消预订

    • 在计划开始之前随时编辑或删除预订。
    • Offision 将向与会者发送包含修订后的 .ics 文件 的更新电子邮件,确保他们的日历保持准确。
  4. 入住管理

    • 如果需要签到,与会者必须按时通过预订面板签到。
    • 如果未办理入住,则预订将被标记为“未入住”,等待期过后,房间将被释放。
    • 对于没有签到要求的预订,Offision 会自动签到和签出与会者。
  5. 自动退房流程

    • 除非延长,否则 Offision 会在预定的结束时间自动借出房间。

Offision 确保您的房间预订方便、高效且始终保持最新状态。


优点:

Offision 的房间预订工作流程提供了几个优势:

  1. 简单与快速

    • 一键预订功能通过自动推荐最佳可用房间来节省时间。
    • 填写预订表格非常简单,即使邀请多个与会者也是如此。
  2. 集成通知

    • 带有 .ics 个文件的自动电子邮件通知使管理计划变得容易。
    • 组织者和与会者无需额外提醒即可随时了解情况。
  3. 灵活性

    • 可以轻松编辑或取消预订,并将自动更新发送给所有相关方。
    • 在预订开始之前,用户可以完全控制房间时间表。
  4. 值机效率

    • 系统的 check-in 功能 确保仅在需要时使用房间。
    • 如果没有签到,则为其他人释放房间,从而最大化资源利用率。
  5. 自动化

    • Offision 处理 自动入住和退房,减少用户的手动工作。
    • 预订结束时会自动释放房间,从而促进资源的有效利用。
  6. 用户友好的界面

    • 工作流程直观,可供所有技术技能水平的用户使用。
  7. 提高生产力

    • 使用 Offision,用户可以专注于他们的会议,而不必担心房间可用性或日程安排冲突。

通过自动化和简化房间预订流程,Offision 确保为所有用户提供流畅高效的体验。

配置步骤

  1. 导航到 “Location(位置)”,并创建一个建筑物

  2. 在 Google 地图上输入名称、国家或地区、地址和位置

  3. 在建筑物中添加/编辑楼层

  4. 导航到“地图”,然后单击“地图编辑器”以导入/创建楼层平面图

  5. 导航到 “Rooms(房间)”,然后创建一个房间

  6. 编辑房间,然后设置容量、位置、位置和任何其他必要的设置

  7. 导航到“电子邮件提醒”,并启用相应的提醒

  8. 导航到“基本策略”并创建/编辑策略

  9. 导航到“基本”选项卡并启用“需要入住”、“允许提前退房”

  10. 导航到“创建/编辑预订渠道”选项卡并启用“允许从用户 APP 预订”

  11. 导航到“系统界面”并向下滚动到“主页设置”

  12. 启用「主页」、「实时地图」、 「资源列表」 和 「资源日历”

  13. 导航到“用户组”,然后创建/编辑用户组

  14. 选择用户组的 “User” 权限

  15. 将用户添加到用户组

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