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簡化您的房間預訂工作流程

使用 Offision 輕鬆創建和管理房間預訂。從一鍵式預訂建議到日程跟蹤和自動入住,Offision 為您簡化了整個房間預訂流程。
簡化您的房間預訂工作流程

Offision 的房間預訂系統簡化了安排和管理會議室的過程。以下是它的工作原理:

  1. 建立預訂

    • 使用 一鍵建議功能 讓系統推薦空房。
    • 或者,填寫預訂表單以手動選擇會議室、時間和出席者清單。
    • Offision 允許您在創建預訂時邀請出席者。
  2. 電子郵件和日曆集成

    • 預訂後,Offision 會向召集人和出席者發送電子郵件。
    • 該電子郵件包含一個 .ics 檔,該檔會阻止他們的 i-Calendar。
    • 預訂時程表也可以在 Offision 中查看。
  3. 編輯或取消預訂

    • 在計劃開始之前隨時編輯或刪除預訂。
    • Offision 將向出席者發送包含修訂后的 .ics 檔 的更新電子郵件,確保他們的日曆保持準確。
  4. 入住管理

    • 如果需要簽到,出席者必須按時通過預訂面板簽到。
    • 如果未辦理入住,則預訂將被標記為“未入住”,等待期過後,房間將被釋放。
    • 對於沒有簽到要求的預訂,Offision 會自動簽到和簽出出席者。
  5. 自動退房流程

    • 除非延長,否則 Offision 會在預定的結束時間自動借出房間。

Offision 確保您的房間預訂方便、高效且始終保持最新狀態。


優點:

Offision 的房間預訂工作流程提供了幾個優勢:

  1. 簡單與快速

    • 一鍵預訂功能通過自動推薦最佳可用房間來節省時間。
    • 填寫預訂表格非常簡單,即使邀請多個出席者也是如此。
  2. 集成通知

    • 帶有 .ics 個文件的自動電子郵件通知使管理計劃變得容易。
    • 召集人和出席者無需額外提醒即可隨時了解情況。
  3. 靈活性

    • 可以輕鬆編輯或取消預訂,並將自動更新發送給所有相關方。
    • 在預訂開始之前,用戶可以完全控制房間時程表。
  4. 值機效率

    • 系統的 check-in 功能 確保僅在需要時使用房間。
    • 如果沒有簽到,則為其他人釋放房間,從而最大化資源利用率。
  5. 自動化

    • Offision 處理 自動入住和退房,減少使用者的手動工作。
    • 預訂結束時會自動釋放房間,從而促進資源的有效利用。
  6. 使用者友好的介面

    • 工作流程直觀,可供所有技術技能水平的使用者使用。
  7. 提高生產力

    • 使用 Offision,使用者可以專注於他們的會議,而不必擔心房間可用性或日程安排衝突。

通過自動化和簡化房間預訂流程,Offision 確保為所有使用者提供流暢高效的體驗。

設定步驟

  1. 導航到 “Location(位置)”,並創建一個建築物

  2. 在Google地圖上輸入名稱、國家或地區、位址和位置

  3. 在建築物中添加/編輯樓層

  4. 導航到“地圖”,然後按兩下“地圖編輯器”以導入/創建樓層平面圖

  5. 導航到 「Rooms(房間)」,然後創建一個房間

  6. 編輯房間,然後設置容量、位置、位置和任何其他必要的設置

  7. 導航到「電子郵件提醒」 並啟用相應的提醒

  8. 導航到“基本策略”並創建/編輯策略

  9. 導航到“基本”選項卡並啟用“需要入住”、“允許提前退房”

  10. 導航到“創建/編輯預訂管道”選項卡並啟用“允許從使用者 APP 預訂”

  11. 導航到「系統介面」並向下滾動到「主頁設置」

  12. 啟用「主頁」、「即時地圖」、 「資源清單」 和 「資源日曆”

  13. 導航到「使用者組」,然後創建/編輯使用者組

  14. 選擇使用者組的 「User」 許可權

  15. 將使用者添加到使用者組

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