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自動訪客預約安排電子郵件

管理員可以啟用或禁用自動向訪客發送帶有 .ical 檔的預約電子郵件。這些檔無縫集成到訪問者的日曆（Outlook、Gmail、Lotus Notes）中。

自動訪客預約安排電子郵件 功能簡化了邀請訪客參加預定預約的過程。管理員可以靈活地配置系統是否自動發送包含 .ical 檔案的訪問預約電子郵件。這些檔旨在直接集成到訪問者的日曆（例如 Outlook、Gmail 或 Lotus Notes）中，確保輕鬆將約會詳細資訊添加到他們的日程安排中。

此功能的主要詳細資訊：

管理員控制：管理員可以根據其組織的要求選擇啟用或禁用該功能。
自動日曆集成：.ical 檔案格式是日曆事件的通用標準，確保與最常用的日曆應用程式相容。
易於安排：訪客會收到一封預約電子郵件，打開 .ical 檔后，該事件會自動添加到他們的日曆中，無需手動輸入。
改進的訪客體驗：此功能使訪客無需手動輸入預約詳細資訊，從而減少錯誤並節省時間。

此功能對於接待常客並希望確保清晰、準確地傳達預約時程表的組織特別有用。

優點：

提高訪客效率：
- 訪客不再需要在日曆中手動輸入預約詳細資訊。
- 自動整合降低了調度錯誤的風險。
增強專業性：
- 發送日曆邀請展示了一種專業且有條理的訪客管理方法。
- 訪問者喜歡接收預先格式化的日曆事件的便利性。
管理員的靈活性：
- 管理員可以根據組織的需求啟用或禁用此功能。
- 提供對是否向訪客發送 .ical 檔的完全控制。
與流行日曆無縫集成：
- 與 Outlook、Gmail、Lotus Notes 和其他支援 .ical 檔的日曆應用程式相容。
- 確保流暢的體驗，無論訪客首選的日曆平臺如何。
為每個人節省時間：
- 減少有關預約詳細資訊的來回溝通。
- 訪問者只需按一下，即可立即在他們的日曆中擁有所有必要的資訊。
改善溝通：
- 減少因溝通不暢或忘記細節而錯過預約的機會。
- 確保所有訪客都了解時間、日期和位置等關鍵詳細資訊。
自訂選項：
- 組織可以選擇是否啟用此功能，並根據其運營需求進行定製。
- 根據訪問者的數量和類型提供靈活性。

此功能為訪客管理帶來了便利、清晰和專業性，確保員工和客人都能獲得積極的體驗。

設定步驟

導航到「訪問位置」並啟用訪問位置
導航到「參觀設置」並啟用「通過電子郵件」以進行參觀註冊
啟用「啟用訪問預約電子郵件”

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