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自動訪問者予約スケジューリングメール

管理者は、訪問者への.icalファイルを含む予約メールの自動送信を有効または無効にできます。これらのファイルは、訪問者のカレンダー(Outlook、Gmail、Lotus Notes)にシームレスに統合されます。
自動訪問者予約スケジューリングメール

Automated Visitor Appointment Scheduling Emails機能は、スケジュールされた予定に訪問者を招待するのを簡素化します。管理者は、システムが.icalファイルを含む訪問予定の電子メールを自動的に送信するかどうかを柔軟に構成できます。これらのファイルは、訪問者のカレンダー(Outlook、Gmail、Lotus Notesなど)に直接統合するように設計されているため、予定の詳細をスケジュールに簡単に追加できます。

この機能の主な詳細:

  • 管理者制御: 管理者は、組織の要件に基づいて機能を有効にするか無効にするかを選択できます。
  • 自動カレンダー統合: .ical ファイル形式は、カレンダー イベントのユニバーサル スタンダードであり、最も一般的に使用されるカレンダー アプリケーションとの互換性を確保します。
  • スケジュールの容易さ: 訪問者は予約メールを受け取り、.ical ファイルを開くと、手動で入力しなくてもイベントがカレンダーに自動的に追加されます。
  • 訪問者体験の向上:この機能により、訪問者が予約の詳細を手動で入力する必要がなくなり、エラーが減り、時間を節約できます。

この機能は、頻繁に訪問者を迎え、予約スケジュールの明確で正確なコミュニケーションを確保したい組織にとって特に便利です。


プロたち:

  1. 訪問者の効率の向上:

    • 訪問者は、予定の詳細をカレンダーに手動で入力する必要がなくなりました。
    • 自動統合により、スケジューリングのエラーのリスクが軽減されます。
  2. プロフェッショナリズムの向上:

    • カレンダーの招待状を送信することは、訪問者管理に対する専門的で組織的なアプローチを示しています。
    • 訪問者は、事前にフォーマットされたカレンダーイベントを簡単に受け取ることを高く評価しています。
  3. 管理者の柔軟性:

    • 管理者は、組織のニーズに応じてこの機能を有効または無効にできます。
    • 訪問者に.icalファイルを送信するかどうかを完全に制御できます。
  4. 人気のカレンダーとのシームレスな統合:

    • Outlook、Gmail、Lotus Notes、および.icalファイルをサポートするその他のカレンダーアプリケーションと互換性があります。
    • 訪問者の好みのカレンダープラットフォームに関係なく、スムーズなエクスペリエンスを保証します。
  5. 全員の時間節約:

    • 予定の詳細に関するやり取りを減らします。
    • 訪問者は、ワンクリックで必要なすべての情報をカレンダーにすぐに取得できます。
  6. コミュニケーションの改善:

    • コミュニケーションの行き違いや詳細の忘れによる予約を逃す可能性を減らします。
    • すべての訪問者が時間、日付、場所などの主要な詳細を認識していることを確認します。
  7. カスタマイズオプション:

    • 組織は、この機能を有効にするかどうかを選択し、運用ニーズに合わせて調整できます。
    • 訪問者の量とタイプに基づいた柔軟性を提供します。

この機能により、訪問者管理に利便性、明確さ、プロフェッショナリズムがもたらされ、スタッフとゲストの両方にポジティブな体験がもたらされます。

設定手順

  1. 「訪問場所」に移動し、訪問場所を有効にします

  2. 「訪問設定」に移動し、訪問登録のために「電子メールで」を有効にします

  3. 「訪問予約メールを有効にする」を有効にする

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