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访客预邀请和自助登记工作流程

Offision 通过邀请前和自助服务亭工作流程简化了访客签到。访客会收到二维码以便快速扫描、验证他们的详细信息,并在没有接待员协助的情况下办理入住手续。
访客预邀请和自助登记工作流程

Offision 的访客预邀请和自助服务亭登记工作流程旨在创造无缝且高效的访客体验。以下是它的工作原理:

  1. 预邀请访客:

    • 用户通过向访客发送邀请电子邮件来启动该过程。
    • 该电子邮件包含访问详细信息和访客将事件保存到其电子日历的选项。
  2. 提供注册和二维码:

    • 访客会收到一封电子邮件,其中包含:
      • 登记表链接,用于在参观前输入必要的详细信息。
      • 唯一的二维码,可简化自助服务亭的登机手续。
  3. 抵达和自助值机亭登记:

    • 抵达后,访客直接前往自助服务亭。
    • 他们在自助服务终端上扫描二维码,自助服务终端会立即检索他们的访问数据。
  4. 验证注册信息:

    • 访客在 Kiosk 屏幕上查看其注册详细信息。
    • 他们通过点击 “Check-In” 按钮确认他们的到来。
  5. 发送通知和打印徽章(如适用):

    • Offision 通过电子邮件和系统通知自动通知邀请者访客的签到情况。
    • 如果连接了标签打印机,Offision 会立即打印访客胸卡,确保专业识别。

此工作流程消除了登记入住期间接待员的参与,提供了完全自助式的解决方案。它提高了效率,减少了等待时间,并确保了无缝、专业的访客体验。


优点:

  1. 非接触式和自助服务的便利性:

    • 访客无需帮助即可办理入住手续,确保流畅和现代的自助服务体验。
    • 该流程最大限度地减少了面对面的互动,使其成为更安全、更快速的工作流程的理想选择。
  2. 简化的访客体验:

    • 预邀请提前为访客提供所有必要的详细信息,包括二维码和注册表。
    • 参观者可以通过在抵达前填写注册表来节省时间。
  3. 高效的自助值机柜台办理登机手续:

    • 自助服务终端的二维码扫描可立即检索访客数据,从而减少等待时间和手动流程。
    • 自助服务面板确保访客可以快速、独立地确认其详细信息。
  4. 实时通知:

    • 访客签到后,Offision 会立即通知邀请者,确保及时沟通。
    • 系统通知让每个人都能实时了解情况。
  5. 自动胸牌打印:

    • 如果连接了标签打印机,则在登记后会自动打印访客证卡,从而提高专业识别能力。
    • 自定义徽章增强了安全性和访客跟踪。
  6. 为员工节省时间:

    • 接待人员无需处理人工登记,使他们能够专注于其他任务。
    • 自助服务终端接管了大部分签到责任,从而减少了工作量。
  7. 专业和现代的解决方案:

    • 自助服务亭为访客创造了高科技、专业的印象。
    • 徽章打印和通知等任务的自动化确保了专业性和准确性。
  8. 改进的记录管理:

    • 所有访客数据都安全地存储在 Offision 中,便于跟踪访问和评论记录。
    • 数字化流程消除了文书工作,使工作流程不仅高效而且环保。

通过将预邀请与自助亭登记相结合,Offision 提供了快速、专业和非接触式的访客管理解决方案。此功能消除了瓶颈,改善了沟通,并增强了客人和房东的整体访客体验。

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