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訪客預邀請和自助登記工作流程

Offision 通過邀請前和自助服務亭工作流程簡化了訪客簽到。訪客會收到二維碼以便快速掃描、驗證他們的詳細資訊,並在沒有接待員協助的情況下辦理入住手續。
訪客預邀請和自助登記工作流程

Offision 的訪客預邀請和自助服務亭登記工作流程旨在創造無縫且高效的訪客體驗。以下是它的工作原理:

  1. 預邀請訪客:

    • 用戶通過向訪客發送邀請電子郵件來啟動該過程。
    • 該電子郵件包含訪問詳細資訊和訪客將事件保存到其電子日曆的選項。
  2. 提供註冊和二維碼:

    • 訪客會收到一封電子郵件,其中包含:
      • 登記表連結,用於在參觀前輸入必要的詳細資訊。
      • 唯一的二維碼,可簡化自助服務亭的登機手續。
  3. 抵達和自助值機亭登記:

    • 抵達后,訪客直接前往自助服務亭。
    • 他們在自助服務終端上掃描二維碼,自助服務終端會立即檢索他們的訪問數據。
  4. 驗證註冊資訊:

    • 訪客在 Kiosk 螢幕上查看其註冊詳細資訊。
    • 他們通過點擊 「Check-In」 按鈕確認他們的到來。
  5. 發送通知和列印徽章(如適用):

    • Offision 透過電子郵件和系統通知自動通知邀請者訪客的簽到情況。
    • 如果連接了標籤印表機,Offision 會立即列印訪客胸卡,確保專業識別。

此工作流程消除了登記入住期間接待員的參與,提供了完全自助式的解決方案。它提高了效率,減少了等待時間,並確保了無縫、專業的訪客體驗。


優點:

  1. 非接觸式和自助服務的便利性:

    • 訪客無需説明即可辦理入住手續,確保流暢和現代的自助服務體驗。
    • 該流程最大限度地減少了面對面的互動,使其成為更安全、更快速的工作流程的理想選擇。
  2. 簡化的訪客體驗:

    • 預邀請提前為訪客提供所有必要的詳細資訊,包括二維碼和註冊表。
    • 參觀者可以通過在抵達前填寫註冊表來節省時間。
  3. 高效的自助值機櫃檯辦理登機手續:

    • 自助服務終端的二維碼掃描可立即檢索訪客數據,從而減少等待時間和手動流程。
    • 自助服務面板確保訪客可以快速、獨立地確認其詳細資訊。
  4. 實時通知:

    • 訪客簽到后,Offision 會立即通知邀請者,確保及時溝通。
    • 系統通知讓每個人都能即時了解情況。
  5. 自動胸牌列印:

    • 如果連接了標籤印表機,則在登記後會自動列印訪客證卡,從而提高專業識別能力。
    • 自定義徽章增強了安全性和訪客跟蹤。
  6. 為員工節省時間:

    • 接待人員無需處理人工登記,使他們能夠專注於其他任務。
    • 自助服務終端接管了大部分簽到責任,從而減少了工作量。
  7. 專業和現代的解決方案:

    • 自助服務亭為訪客創造了高科技、專業的印象。
    • 徽章列印和通知等任務的自動化確保了專業性和準確性。
  8. 改進的記錄管理:

    • 所有訪客數據都安全地存儲在 Offision 中,便於跟蹤訪問和評論記錄。
    • 數位化流程消除了文書工作,使工作流程不僅高效而且環保。

通過將預邀請與自助亭登記相結合,Offision 提供了快速、專業和非接觸式的訪客管理解決方案。此功能消除了瓶頸,改善了溝通,並增強了客人和房東的整體訪客體驗。

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