来訪者の事前招待とセルフサービスチェックインのワークフロー

Offisionのビジター事前招待およびセルフサービスキオスクチェックインワークフローは、シームレスで効率的なビジターエクスペリエンスを作成するように設計されています。ここでは、その仕組みを段階的に説明します。

1. 事前招待来訪者:

   • ユーザーは、来訪者に招待メールを送信してプロセスを開始します。
   • メールには、来訪の詳細と、来訪者がイベントを電子カレンダーに保存するためのオプションが含まれています。

2. 登録とQRコードを提供:

   • 来訪者には、次の内容が記載されたメールが届きます。
     • 来訪前に必要な情報を入力するための登録フォームリンク。
     • セルフサービスキオスクでのチェックインを効率化するためのユニークなQRコード。

3. 到着とキオスクでのチェックイン:

   • ご到着後、ビジターは直接セルフサービスのキオスクにお進みください。
   • キオスクでQRコードをスキャンすると、来訪データがすぐに取得されます。

4. 登録情報の確認:

   • 来訪者は、キオスク画面で登録の詳細を確認します。
   • 「チェックイン」ボタンをクリックして到着を確認します。

5. 通知の送信とバッジの印刷(該当する場合):

   • Offisionは、来訪者のチェックインを招待者に電子メールとシステム通知で自動的に通知します。
   • ラベルプリンターが接続されている場合、Offisionはビジターバッジを即座に印刷し、プロフェッショナルな識別を保証します。

このワークフローにより、チェックイン時に受付係が関与する必要がなくなり、完全なセルフサービスソリューションが提供されます。効率を高め、待ち時間を短縮し、シームレスでプロフェッショナルな来訪者体験を保証します。

利点:

1. 非接触型でセルフサービスの利便性:

   • 来訪者は自力でチェックインでき、スムーズでモダンなセルフサービス体験を保証します。
   • このプロセスにより、対面でのやり取りが最小限に抑えられるため、より安全で迅速なワークフローに最適です。

2. 合理化された来訪者体験:

   • 事前招待では、QRコードや登録フォームなど、必要なすべての詳細を事前に来訪者に提供します。
   • 来訪者は、到着前に登録フォームに記入することで時間を節約できます。

3. 効率的なキオスクチェックイン:

   • キオスクでQRコードをスキャンすると、来訪者のデータが即座に取得されるため、待ち時間と手動プロセスが削減されます。
   • セルフサービスパネルにより、来訪者は詳細を迅速かつ独立して確認できます。

4. リアルタイム通知:

   • Offisionでは、お客様がチェックインした直後に招待者に通知し、迅速なコミュニケーションを確保しています。
   • システム通知により、全員にリアルタイムで通知されます。

5. 自動バッジ印刷:

   • ラベルプリンターが接続されている場合、チェックイン後にビジターバッジが自動的に印刷されるため、プロフェッショナルな識別が向上します。
   • カスタマイズされたバッジにより、セキュリティと来訪者の追跡が強化されます。

6. スタッフの時間節約:

   • 受付スタッフは、手作業によるチェックインから解放され、他の業務に集中することができます。
   • キオスクがチェックインの責任のほとんどを引き継ぎ、作業負荷を軽減します。

7. プロフェッショナルでモダンなソリューション:

   • セルフサービスのキオスクは、来訪者にハイテクでプロフェッショナルな印象を与えます。
   • バッジ印刷や通知などのタスクの自動化により、プロフェッショナリズムと正確性が保証されます。

8. レコード管理の改善:

   • すべての来訪者データはOffision内に安全に保存されるため、来訪の追跡や記録の確認が容易になります。
   • デジタルプロセスにより事務処理がなくなり、ワークフローが効率的になるだけでなく、環境にも優しいものになります。

Offisionは、事前招待とセルフサービスのキオスクチェックインを組み合わせることで、迅速でプロフェッショナルな非接触型の来訪者管理ソリューションを提供します。この機能により、ボトルネックが解消され、コミュニケーションが改善され、ゲストとホストの両方の全体的な来訪者エクスペリエンスが向上します。