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訪客徽章電子郵件計劃

管理員可以設置特定時間,以便在預約前自動發送訪客徽章電子郵件。這確保了及時交付和流暢的訪客體驗。

訪客徽章電子郵件計劃

Offision中的「訪客徽章電子郵件計劃」功能允許管理員控制何時向訪客發送訪客徽章電子郵件。這可確保訪客在正確的時間收到徽章,從而改善準備工作和整體訪客體驗。該系統實現了流程自動化,減少了人工干預和潛在錯誤。以下是它的工作原理:

  • 可自定義的時間: 管理員可以設置發送訪客徽章電子郵件的特定時間。例如,他們可以選擇在預約前一天的 17:00 發送電子郵件。
  • 自動化流程: 設定時間後,系統會自動發送電子郵件,確保按時送達,無需人工跟進。
  • 改進的訪客管理: 訪客提前收到他們的胸卡,讓他們為參觀做準備並減少登機延誤。
  • 無差錯通信: 自動化最大限度地減少了忘記或延遲發送電子郵件的機會,確保可靠和專業的體驗。

此功能旨在提高效率、節省時間,併為管理員和訪客提供無縫體驗。


優點

  1. 省時自動化:

    • 管理員無需手動發送電子郵件。
    • 系統會在設定的時間自動處理流程。
  2. 提高效率:

    • 確保訪客及時獲取徽章資訊。
    • 減少管理工作量和錯誤。
  3. 定製選項:

    • 管理員可以選擇發送電子郵件的確切時間,確保其符合訪客需求和組織時程表。
  4. 增強的訪客體驗:

    • 提前通知訪客並做好準備,從而使入場流程更加順暢。
    • 通過及時的溝通給人留下專業的印象。
  5. 可靠性:

    • 自動化確保一致性 - 每次都按時發送電子郵件。
    • 降低錯過或延遲通信的風險。
  6. 可擴充性:

    • 為具有多個訪客的大型組織高效工作。
    • 無需額外工作即可處理大量電子郵件通信。
  7. 無差錯流程:

    • 最大限度地減少發送徽章電子郵件時的人為錯誤。
    • 確保準確、及時地傳遞訪客資訊。
  8. 好用:

    • 用於設置電子郵件計時的簡單介面。
    • 無需技術專業知識即可實施或管理。

此功能使訪客管理無縫,並確保一個更有條理的系統來處理約會。無論是小型還是大型運營,電子郵件調度功能都支援管理員提供專業、高效的體驗。

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設定步驟

請依照以下步驟操作

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步驟 1

導航至“訪問地點”並啟用訪問地點。

2

步驟 2

導航至“訪客設定”並將“發送訪客徽章時間”設置為您想要的時間。

3

步驟 3

儲存您的變更。

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