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ブッキングサービスのメール通知:自動サービス更新

Offisionは、サービスを作成、編集、またはキャンセルするときに送信される自動電子メール通知と、ステータスまたは備考の更新に対するオプションのスタッフ確認により、予約サービス管理を強化します。この機能により、ハイブリッドワークプレイスでのコミュニケーションとコラボレーションが効率化されます。
Offision Booking Service メール通知

主な詳細

  • 簡単なセットアップ:Microsoft 365、Google Workspace、またはExchange Serverと統合されたOffisionの管理ポータルで電子メール通知設定を構成し、既存の電子メールシステムを介した信頼性の高い配信を保証します。

  • 自動メールトリガー:主要な予約サービスイベントの通知を送信します。

  • 予約サービスの作成: サービス(ケータリング、AVセットアップなど)がリクエストされたときに、サービスの種類、予約時間、場所などの詳細を含む、オーガナイザー、サービススタッフ、管理者にメールを送信します。

  • 予約時間の編集:サービスの予約時間が変更されたときに関係者に通知し、カレンダー同期用の新しい.ics添付ファイルでスケジュールを更新します。

  • 予約のキャンセル: サービスがキャンセルされたときに主催者、スタッフ、管理者に警告し、明確さを確保し、リソースを解放します。

  • スタッフ確認オプション: サービススタッフは、サービスステータス(保留中、進行中、完了など)を更新するとき、または備考を追加するとき(「機器のセットアップが完了しました」など)をユーザーに確認メールを送信することを選択できます。これは、一貫性を保つためのカスタマイズ可能なテンプレートを使用して行われます。

  • 豊富なメールコンテンツ:予約の詳細、サービスの詳細、カレンダー.ics添付ファイル、チェックインまたはタスク確認用のオプションのQRコードが含まれ、プロフェッショナルな外観のブランドテンプレートが含まれています。

  • コミュニケーションの効率化: オーガナイザー、スタッフ、管理者にリアルタイムで最新情報がメールで届くようにし、不要な通知を避けるための設定可能な受信者リストを提供します。

  • ハイブリッド対応: ダイナミックなハイブリッド環境のビジネスに最適で、Web、iOS、Android、予約パネル全体でプロフェッショナルで効率的なコミュニケーション体験を提供します。

この機能により、予約サービスのためのタイムリーで明確なコミュニケーションが保証され、説明責任と効率が向上します。最適に使用するには、管理ポータルの「サービス通知」で通知トリガーとテンプレートをカスタマイズし、「スタッフ設定」でスタッフ確認オプションを有効にします。

プロたち

  1. 時間の節約
  • メールの自動化により、サービスイベントのための手動のコミュニケーションが不要になります。

  • スタッフの承認により、ステータス更新の確認が効率化されます。

  1. ユーザーフレンドリー
  • 通知トリガーと確認オプションの直感的な設定。

  • 明確で詳細なメールにより、フォローアップの問い合わせが減ります。

  1. プロフェッショナルな経験
  • 洗練されたブランド化された通知を配信し、シームレスなユーザーエクスペリエンスを実現します。

  • 信頼性の高いタイムリーな更新により、ステークホルダーの信頼を強化します。

  1. コラボレーションの改善
  • ハイブリッド チームの足並みを揃え、リアルタイムのサービス情報を提供します。

  • 主催者とスタッフがスケジュールを超えて常に情報を入手できるようにします。

  1. 汎用性の高いアプリケーション
  • ケータリングから技術サポートまで、多様なサービスをサポートします。

  • 複数の場所や複雑なワークフローを持つ組織に合わせて拡張できます。

  1. 生産性の向上
  • 自動化された明確なコミュニケーションにより、調整エラーを減らします。

  • コアビジネスタスクに集中する時間を確保できます。

まとめ

Offisionのブッキングサービスメール通知機能は、ブッキングサービスの作成、編集、キャンセルのための自動メールを配信することで、サービス管理を変革します。また、ステータスや備考の更新に対するスタッフの承認もオプションで行います。Microsoft 365、Google Workspace、Exchange Serverと統合されているため、Web、iOS、Android、予約パネル間でのシームレスなコミュニケーションが保証されます。シンプルなセットアップ、カスタマイズ可能なテンプレート、Microsoft Entra IDまたはGoogle Workspace SSOによる安全な認証を備えたこのソリューションは、ハイブリッドワークプレイスでのサービス調整の強化、説明責任の維持、コラボレーションの促進を目指す現代のビジネスにとって不可欠なツールです。

設定手順

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Offision のシーンライブラリを探る:効率的なリソース管理への入り口

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