ウォークインビジターと受付係のチェックインワークフロー

Offisionのウォークインビジターチェックインワークフローは、受付係のビジター管理を簡易化し、ウォークインゲストのスムーズな体験を保証するように設計されています。これらのステップにより、迅速、正確、プロフェッショナルなチェックインが保証されます。

仕組みは次のとおりです:

1. 来訪者はQRコードをスキャンします:

   • 受付エリアにQRコードが表示されます。
   • 来訪者はモバイルデバイスを使用してQRコードをスキャンします。

2. 登録フォームの提出:

   • スキャン後、来訪者はリンクを介して登録フォームに移動します。
   • 必要な詳細(氏名、連絡先情報、来訪目的など)を入力します。
   • 入力が完了したら、フォームを送信します。

3. 来訪者に送信されるQRコードバッジ:

   • システムは、一意のQRコードバッジを含む電子メールを来訪者に送信します。

4. 受付係が来訪者のQRコードをスキャン:

   • 受付では、受付係がOffisionシステムを使用して来訪者のQRコードをスキャンします。
   • これにより、来訪者が提出した詳細にすぐにアクセスできます。

5. 確認とチェックイン:

   • 受付係は、来訪者から提供された情報を確認します。
   • 確認が完了したら、「チェックイン」をクリックして手続きを完了します。

6. バッジ印刷(オプション):

   • ラベルプリンターに接続されている場合、来訪者バッジは自動的に印刷されます。
   • バッジには、来訪者の名前、写真、チェックイン時間を含めることができます。

主な利点:

• 来訪者のチェックインプロセスを合理化します。
• 手動のステップを自動化することで、受付係の作業負荷を軽減します。
• 保存された来訪者データでセキュリティを強化します。
• プロフェッショナルビジターバッジは、ブランディングと識別を向上させます。
• 環境にやさしい – チェックインプロセスをデジタル化することで事務処理を削減します。

利点

1. 来訪者にとって迅速で便利:

   • 来訪者はQRコードをスキャンすることですぐに登録できます。
   • 受付での長時間の手動登録は必要ありません。

2. 受付係の効率向上:

   • データ収集とチェックインのプロセスを自動化することで、受付係の作業負荷を軽減します。
   • 受付係は、システムが来訪者管理を処理している間、他の重要なタスクに集中できます。

3. プロフェッショナルでモダンな体験:

   • QRコードシステムは、来訪者にシームレスでモダンな体験を提供します。
   • バッジの自動印刷により、プロフェッショナリズムを高め、ブランディングを強化します。

4. セキュリティと追跡の改善:

   • すべての来訪者情報はデジタルで安全に保管されます。
   • QRコードバッジは、アクセス制御を合理化し、正確な来訪者追跡を保証します。

5. 環境にやさしくペーパーレス:

   • デジタル登録により、来訪者のログブックや紙のフォームが不要になります。
   • 持続可能で環境に優しいオフィスワークフローに貢献します。

6. カスタマイズ可能でスケーラブル:

   • ラベルプリンターとシームレスに連携してバッジ印刷を行います。
   • スモールビジネスから大企業まで、あらゆる規模のオフィスに対応可能。

7. エラーの削減:

   • 手動データ入力によるエラーを最小限に抑えます。
   • 自動生成されたQRコードにより、来訪者の識別精度が保証されます。

Offisionのウォークインビジターチェックインワークフローにより、企業は効率的で安全な登録プロセスを確保しながら、来訪者に居心地の良いプロフェッショナルな体験を提供することができます。