持続可能なルームブッキングソリューションによる人道的調整強化

クライアント概要

アイスランド赤十字は1924年に設立され、アイスランドを代表する人道的組織であり、災害時の支援、難民支援、保健・社会福祉プロジェクトの推進に専念しています。アイスランド政府の補助機関として、国内に28の支部と33の地域ユニットを通じて運営され、94名のスタッフと2,300人以上のボランティアが支えています。本部はレイキャビクにあり、全国にオフィスネットワークを持ち、ボランティアサービス、地域社会の関与、緊急事態への迅速な対応に注力し、アイスランドの社会的・人道的状況において重要な役割を果たしています。

チャレンジ

ボランティア主導の分散した運営環境の中で、アイスランド赤十字は共有スペースの効率的な管理に困難に直面しました。

• 手動の部屋予約プロセスにより、スケジュールの衝突、重複予約、災害計画、ボランティア研修、難民支援セッションの重要な会議中の時間の浪費が生じました。
• 複数の支店があり、会議室への柔軟かつオンデマンドなアクセスが必要だったため、部屋の空き状況をリアルタイムで把握できなかったため、日々の業務に混乱が生じました。
• 持続可能性と環境責任に注力する非営利団体として、同組織は価値観に沿った省エネルギーソリューションを求め、遠隔地やメンテナンスの少ない場所での高消費電力機器を避けました。
• 低コストで導入しやすい技術を確保することは、管理上の負担を最小限に抑え、24時間365日の人道支援を技術的複雑さなく支援するために不可欠でした。

解決策

これらのニーズに対応するため、アイスランド赤十字社はレイキャビク本部や選定支部を含む主要オフィスで、10台のQbic EP-0700電子ペーパー機器と統合されたOffisionの部屋予約システムを導入しました。

選考の主な理由:

• 環境に優しい電子ペーパー技術 — 7.5インチディスプレイ、黒・白・赤のカラー、超低消費電力、Bluetooth Low Energy 5.0による最大3年間のバッテリー寿命、ワイヤレスアップデートが可能です。
• Offision Workplace Suiteとのシームレスな統合 — Microsoft 365やGoogle Workspaceのカレンダーとのリアルタイム同期により、軽量で壁掛け可能なパネルを通じて予約の即時表示とワンタッチ予約が可能です。
• 持続可能性への注力 — 薄くて軽量なデザイン(182 x 122 x 11.6 mm、183g)、バックライトやまぶしさがなく、目の疲れや環境への影響を軽減しつつ、オフィスのインテリアにも溶け込みます。
• クイックデプロイメント — 最小限のトレーニングで1か月以内にインストールされ、横向き/縦向き対応とクイックチェックインなどのカスタム機能用のプログラム可能なボタン。
• 集中管理 — Offisionの管理ツールによるリモート監視と更新を行い、分散した場所でも現場のITサポートなしで信頼性を確保します。

利益/結果

この展開により、スペース管理が一新され、予約の競合が解消され、ボランティア会議や緊急対応計画の調整が効率化されるリアルタイムの空き状況更新が実現しました。ボランティアやスタッフは部屋へのスムーズなアクセスを経験し、事務作業の時間を短縮し、人道支援への注力が高まりました。省エネの電子ペーパーデバイスは組織の持続可能性目標に沿い、運営コストと環境負荷を削減しつつ、アイスランドの多様な気候環境で高い信頼性を維持しました。全体として、より協力的で効率的な作業環境が育まれ、赤十字が全国にタイムリーに支援を届ける能力が向上しました。

プロジェクト情報

• Offisionを利用した場所:ヨーロッパ - アイスランド