以永續訂房解決方案強化人道協調

客戶概覽

冰島紅十字會成立於1924年，是冰島領先的人道主義組織，致力於災難救援、支持難民，以及推動健康與社會照護計畫。作為冰島政府的輔助機構，該組織透過全國28個分支機構及33個地方單位運作，並由94名員工及超過2,300名志工支持。該組織總部設於雷克雅維克，並在全國設有多個辦公室，專注於志願服務、社區參與及緊急事件的快速反應，在冰島的社會與人道主義領域扮演著重要角色。

挑戰

在志工主導且分散運作的環境中，冰島紅十字會在有效管理共享空間時面臨困難：

• 手動訂房流程導致排程衝突、重複預訂，以及在災難規劃、志工訓練及難民支援會議中浪費時間。
• 由於多家分行及對會議室的靈活隨選存取需求，缺乏即時會議室可用性的可視性，導致日常運作中斷。
• 作為一個專注於永續與環境責任的非營利組織，該組織尋求符合其價值觀的節能解決方案，避免在偏遠或低維護地點使用高耗電設備。
• 確保低成本、易於部署的技術，對降低行政負擔並支援其全天候人道救援工作至關重要，避免技術複雜。

解決方案

為滿足這些需求，冰島紅十字會在包括雷克雅維克總部及部分分行在內的關鍵辦公室，導入了與10台Qbic EP-0700電子紙設備整合的Offision房間預訂系統。

選拔的主要原因：

• 環保電子紙技術 — 7.5 吋螢幕，黑白紅三色，超低功耗，並以藍牙低功耗 5.0 無線更新，電池續航力可達 3 年。
• 與 Offision Workplace Suite 無縫整合 — 與 Microsoft 365 或 Google Workspace 行事曆即時同步，透過輕量壁掛面板即時看見訂位與一鍵預約。
• 永續導向 — 輕薄設計（182 x 122 x 11.6 mm，183克），無背光與眩光，減少眼睛疲勞與環境影響，同時融入辦公室裝潢。
• 快速部署 — 在一個月內安裝，幾乎不需要太多訓練，支援橫向/直向，並有可程式化按鈕用於快速打到等自訂功能。
• 集中管理 — 透過 Offision 的管理工具遠端監控與更新，確保分散地點在無現場 IT 支援的情況下仍保持可靠性。

福利/成果

此次部署徹底改變了空間管理，消除了預約衝突，並提供即時可用資訊更新，簡化了志工會議與緊急應變規劃的協調。志工與工作人員享有無阻礙的使用權，減少行政時間，並能更專注於人道主義行動。這些節能電子紙裝置符合組織的永續目標，降低營運成本與環境足跡，同時在冰島多變氣候下保持高度可靠性。整體而言，這促進了更協作且高效的工作環境，提升了紅十字會在全國範圍內及時提供援助的能力。

專案資訊

• 使用 Offision 的地點：歐洲 - 冰島