他の国・地域を選択すると、その地域に該当するコンテンツが表示されます。

受付による来訪者の招待の効率化

受付担当者がユーザーに代わって来訪者を招待できるようにし、来訪者管理を簡素化します。管理者は、この機能を構成して、会社のポリシーに基づいて受付担当者のアクセスを許可または制限できます。
受付による来訪者の招待の効率化

受付が招待者の代わりに来訪者を招待する 機能を使用すると、受付担当者はユーザーに代わって招待状を送信することで、来訪者の管理を効率化できます。この機能は管理者がカスタマイズできるため、会社のセキュリティとワークフローの設定に合わせることができます。

主な機能

  • 受付アクセス: 受付担当者は、特定のユーザーに代わって直接来訪者に招待状を送信できます。
  • 管理者制御: 管理者は、システム設定でこの機能を有効または無効にして、組織のポリシーに準拠していることを確認できます。
  • 効率の向上:招待業務を受付係に委任することで、ユーザーの管理負担を軽減します。
  • コミュニケーションの合理化:すべての来訪者が正確でプロフェッショナルな招待状を受け取るようにし、エクスペリエンスを向上させます。
  • カスタマイズ可能な設定: 管理者は、セキュリティと運用効率を維持するためにアクセスレベルを設定できます。

どのように役立つか この機能は、アクセス権限の制御を維持しながら、来訪者の管理を簡素化することを目指す組織に最適です。これにより、受付係はセキュリティや精度を損なうことなく、来訪者関連のタスクを処理できます。


利点:

  1. 時間の節約

    • 受付係が来訪者の招待を管理できるようにすることで、ユーザーの作業負荷を軽減します。
    • 来訪者の登録プロセスをスピードアップし、よりスムーズなチェックイン体験を保証します。
  2. 来訪者体験の向上

    • 来訪者はタイムリーで正確な招待状を受け取り、組織の全体的な印象を向上させます。
    • プロフェッショナルなコミュニケーションにより、来訪者は価値を感じます。
  3. ニーズに合わせてカスタマイズ可能

    • 管理者は、会社のポリシーに基づいて機能を有効または無効にできます。
    • 組織のニーズに応じてシステムを柔軟に調整できます。
  4. セキュリティの強化

    • 来訪者の招待を延長できるユーザーについては、管理者が引き続き制御できます。
    • 許可された個人のみが来訪者のアクセスを管理するようにします。
  5. ワークフローの効率化

    • 受付係が来訪者の招待を直接処理できるため、やり取りのやり取りが減ります。
    • ユーザーは、来訪者の調整を気にせずに自分のタスクに集中できます。
  6. 生産性の向上

    • 受付係は来訪者の流れを効率的に管理し、フロントデスクがスムーズに運営されるようにすることができます。
    • ユーザーは日常的なタスクを委任し、より優先度の高い責任に集中できます。
  7. ポリシーの遵守

    • 管理者レベルの設定により、内部ルールに沿って機能が適切に使用されるようになります。
    • 来訪者管理プロセスの透明性と説明責任を提供します。

この機能を活用することで、組織は運用効率とセキュリティを維持しながら、シームレスな来訪者管理エクスペリエンスを確保できます。

設定手順

シーンライブラリに戻る

Offision のシーンライブラリを探る:効率的なリソース管理への入り口

Offision のシーンライブラリを探る:効率的なリソース管理への入り口

厳選されたユースケースと効率化された予約ソリューションで、ワークスペースの可能性を解き放つ