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サービス対象外のリソースをブロックしてユーザーに通知する

OffisionのOut of Service機能を使用すると、管理者はリソースを一時的にブロックしたり、ダウンタイムの理由を追加したり、自動リリース期間を設定したり、予約が利用不能の影響を受けた場合にユーザーに電子メールで通知したりできます。

Offision の Resource Out-of-Service Setting は、リソースのダウンタイムを効果的に管理するための包括的なツールです。これにより、管理者は、ユーザーに情報を提供しながら、一時的に利用できないリソースをブロックできます。さらに、管理者は自動リリース期間を設定し、利用できない理由を提供できます。ブロックされたリソースが既存の予約と重複している場合、システムは影響を受けるユーザーに電子メール通知を自動的に送信し、明確なコミュニケーションを確保し、中断を最小限に抑えます。

コア機能:

リソースを一時的にブロック
- 管理者は、任意のリソースを「サービス対象外」としてマークして、ユーザーが予約できないようにすることができます。
ダウンタイムの理由を提供する
- メンテナンス、修理、アップグレードなど、詰まりについて明確な説明を追加します。
- この情報は、理解を深めるためにユーザーに公開されます。
自動解除期間の設定
- リソースは、指定したブロック期間後に自動的に利用可能にすることができます。
- 管理者による手動更新の必要性が減ります。
自動ユーザー通知
- ブロックされたリソースが既存の予約と重複している場合、システムは自動的にユーザーに電子メール通知を送信します。
- 利用不可についてはユーザーに通知され、別の手配をすることができます。

この機能は、会議室、ホットデスク、備品などの共有リソースを管理する組織に最適です。予約の競合を防ぎ、透明性を維持し、ユーザーとのコミュニケーションを自動化することで、スムーズな運用を保証します。

主な利点:

ダブルブッキングや、利用できないリソースへのユーザーアクセスを防止します。
自動メール通知でユーザーに情報を提供します。
自動解放機能によりリソース管理を簡素化します。

プロたち

効果的なリソース管理
- 管理者は、利用できないリソースをすばやくブロックして、ダウンタイム中にリソースが予約されないようにすることができます。
- メンテナンススケジュールを合理化し、運用の中断を減らします。
ユーザーコミュニケーションの改善
- 自動メール通知により、リソースが利用できないことをユーザーに通知し、土壇場でのサプライズを防ぎます。
- 理由を追加すると、透明性が提供され、ユーザーの満足度が向上します。
効率化のための自動化
- 自動リリース機能により、手動の介入なしにリソースが再び利用可能になります。
- 管理者が複数のリソースを管理する時間を節約できます。
コンフリクトフリーの予約
- ブロックは、ユーザーがメンテナンス中または修理中のリソースを予約できないようにします。
- 使用できないリソースとの競合が発生しないようにします。
ユーザーフレンドリーな透明性
- ユーザーには通知されるだけでなく、利用できない理由も提供されます。
- リソース管理における信頼とプロフェッショナリズムを構築します。
混乱を最小限に抑える
- 既存の予約をお持ちのユーザーには、予約が影響を受けた場合はすぐに通知されるため、代替案を計画できます。
- 運用の遅延やユーザーの不満のリスクを軽減します。
カスタマイズ可能なブロック期間
- 管理者は、リソースのニーズに基づいて特定のブロック期間を設定できます。
- 短期または長期のダウンタイムのブロック期間を柔軟に調整できます。
大規模な組織向けの拡張性
- 幅広いリソースを管理する企業に適しており、ダウンタイムが体系的に処理されるようにします。
- メンテナンスが頻繁に必要な組織に適した拡張性を備えています。
合理化された管理ワークフロー
- 通知とリリース期間の自動化により、管理の作業負荷が軽減されます。
- 管理者は、システムがダウンタイムの更新を処理している間、他の優先事項に集中できます。
プロフェッショナルで信頼性の高いシステム
- 透明性のあるコミュニケーションと自動化されたプロセスにより、ユーザーの全体的な予約体験が向上します。
- 組織の運営における信頼と信頼性を促進します。

OffisionのResource Out-of-Service Settingは、ダウンタイムを効率的かつ専門的に管理するために不可欠なツールです。ユーザーとの透明性を確保し、予約の競合を防ぎ、メール通知やリソースリリースなどの主要なタスクを自動化します。慎重な計画と監視が必要ですが、この機能により、リソース管理、ユーザー満足度、運用効率が大幅に向上します。

設定手順

「ルーム」、「デスク」、「備品」に移動してリソースを作成します
「サービス終了期間」欄の「サービス終了期間を追加」ボタンをクリックします。
サービス期間外の設定と備考の入力

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