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如何在 Offision 預訂行動工位

瞭解如何在 Offision 中創建、管理和登記輪用工位預訂。只需按一下或填寫表格,即可享受無縫的日程安排、電子郵件通知和自動入住/退房功能。
如何在 Offision 預訂行動工位

Offision Hot Desk 預訂工作流程:分步指南

Offision 通過直觀的工作流程簡化了輪用工位預訂。請按照以下步驟輕鬆管理預訂:

  1. 創建工位預訂:

    • 在兩個方便的選項之間進行選擇: 一個。使用 1-Click Suggestion 功能讓系統立即推薦工位。 b.或者,填寫預訂表格以瞭解特定偏好。
  2. 訂艙確認:

    • 預訂後,Offision 會自動向您發送一封包含所有詳細資訊的確認電子郵件。
    • 您也可以隨時在 Offision 系統中查看您的預訂時程表。
  3. 修改或取消預訂:

    • 可以在預訂開始時間之前進行更改。
    • 任何編輯或取消都會觸發更新的電子郵件通知,以便進行清晰的溝通。
  4. 入住流程:

    • 如果需要辦理登機手續:
      • 使用預訂面板按時辦理登機手續。
      • 如果在時限內未辦理值機手續,系統會將預訂標記為“未入住”,併為其他人釋放服務台。
    • 如果不需要辦理登機手續,系統會根據您的預訂時程表自動辦理入住和退房手續。
  5. 自動退房:

    • 預訂結束時,Offision 會自動簽出服務台,除非您延長預訂。

此工作流可確保資源的最佳利用、及時更新以及為使用者提供流暢的預訂體驗。


移動工位預訂工作流程的優點:

  1. 方便性:

    • 只需按一下即可快速預訂工位,或填寫表格以獲取詳細的首選項。
  2. 實時通知:

    • 即時電子郵件更新讓您隨時瞭解您的預訂狀態。
  3. 靈活性:

    • 在開始前隨時修改或取消預訂,確保能夠適應不斷變化的時程表。
  4. 高效的辦公桌管理:

    • 入住要求可防止未使用的預訂,為其他人騰出空間。
    • 自動入住和退房功能可節省時間並減少人工干預。
  5. 沒有超售或管理不善:

    • 「未出現」處理可確保未認領的辦公桌有效地釋放給其他人。
  6. 省時:

    • 自動化流程(入住、退房、取消通知)減少了人工操作。
  7. 提高生產力:

    • 無憂預訂允許使用者專注於工作而不是管理任務。
  8. 使用者友好的介面:

    • 易於導航的預訂面板簡化了流程,即使對於初次使用的使用者也是如此。

Offision 的辦公桌輪用制預訂工作流程旨在為使用者提供無縫、直觀和高效的體驗,確保最大的生產力和最佳的資源利用率。

設定步驟

  1. 導航到 “Location(位置)”,並創建一個建築物

  2. 在Google地圖上輸入名稱、國家或地區、位址和位置

  3. 在建築物中添加/編輯樓層

  4. 導航到“地圖”,然後按兩下“地圖編輯器”以導入/創建樓層平面圖

  5. 導航到“Hot desks(移動工位)”,並創建一個 desks

  6. 編輯 desk,然後設置位置、位置和任何其他必要的設置

  7. 導航到「電子郵件提醒」 並啟用相應的提醒

  8. 導航到“基本策略”並創建/編輯策略

  9. 導航到“基本”選項卡並啟用“需要入住”、“允許提前退房”

  10. 導航到“創建/編輯預訂管道”選項卡並啟用“允許從使用者 APP 預訂”

  11. 導航到「系統介面」並向下滾動到「主頁設置」

  12. 啟用「主頁」、「即時地圖」、 「資源清單」 和 「資源日曆”

  13. 導航到「使用者組」,然後創建/編輯使用者組

  14. 選擇使用者組的 「User」 許可權

  15. 將使用者添加到使用者組

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