リクエストを担当する人を割り当てる

1. 権限を与える

サービスのリクエストを受け取れるのは、サービススタッフ——「サービス リクエストを処理する権限」——を持つ人だけです。持っていない人は指定しようとしても候補に出ず、キューも見えません。

その下にもう一つ関門があります。リクエストの処理はライセンスの機能でもあります。権限はあるがライセンスがない人には何も見えず、コンソールはそれをサービススタッフのライセンスは未割り当てと表示します。権限を与えたのにキューが見えないという相談があれば、他のどこよりも先にライセンスを確認してください。

2. サービスにスタッフを指定する

サービス側のサービススタッフのページに、サービススタッフ／サービススタッフグループがあります。清掃担当、給湯室の担当、IT のデスクといったグループを指定してください。個人名で指定すると、その人の異動でリクエストが止まります。

3. 分配のしかたを選ぶ

自動割り当てポリシーが、新しいリクエストの担当者を決めます。

作業量が少ない順が数えるのは、新しいリクエストと進行中のものだけです。今朝 10 件終わらせた人が、そのことで損をすることはありません。

4. 届いたことを伝える

サービススタッフへのメール送信は、そのリクエストを取りうる全員にメールを送ります。プッシュ通知はこの設定に関わらず送られるので、切る場合はスタッフがアプリを見ている前提になります。

ICS ファイルを含めるは予定表ファイルを添付し、スタッフ自身のカレンダーの正しい時刻に予定として現れます。既定で有効で、準備時間のあるものには入れておく価値があります。会議が自分のカレンダーに入っている清掃担当に、二度言う必要はありません。

5. 対応できる時間を設定する

サービス時間は、そのサービス自身の受付時間です。時間外はそもそも依頼できません。

これはルームの営業時間とも、会社の営業時間とも別です。16 時で終わる給湯室があっても、 16 時半のルーム予約が止まるわけではありません。止まるのは 16 時半のお茶の注文です。ここを正直に設定しておくと、誰も応じるつもりのないリクエストが立たなくなります。

6. スタッフが実際に対応する場所

リクエストを開くと、依頼された内容、選ばれたオプション、主催者からのコメントが表示されます。スタッフは処理中、終了、不許可で状態を進め、スタッフのコメントを返すことができます。

7. 確認する

一般の利用者として、そのサービスが提供されるルームに対してリクエストを出します。そのうえで三つを確認してください。リクエストされたサービスに現れること、自動割り当てを設定したならすでに担当者が付いていること、そしてその人にメールが届いたこと。

ポリシーを設定したのに担当者が付かなかった場合は、受け取れる人が誰もいなかったということです。サービスのスタッフ一覧と、その人たちが権限とライセンスの両方を持っているかを確認してください。