公告是怎麼送到人手上的

公告是從「所有人都該知道這件事」到「所有人真的知道」之間最短的一條路。它的運作方式有四件事最常被誤解，而且全都在同一個對話框裡決定。

公告沒有標題

只有一個文字方塊，你在裡面寫的東西就是公告本身。沒有任何欄位問你主旨。

凡是公告被縮小顯示的地方——應用程式首頁的卡片、看板上的磚——第一行都會被拿去當標題。所以請把第一行當標題來寫：「8 月 22 日（五）B 座電梯停用」讀起來是標題，後面的段落自然接在它下面。以「敬啟者……」開頭的公告，會讓整棟大樓的螢幕上都出現「敬啟者……」這個標題。

對象留白代表「所有人」，不是「沒有人」

這是整個功能裡最常被讀錯的一點，而且兩種對象各自成立。

開啟 在用戶界面顯示 而不指定任何用戶或群組，公告會送到系統上的每一個帳戶。開啟 在面板上顯示 而不指定任何樓層或大樓，公告會出現在每一個螢幕上。指定對象會縮小範圍；不指定並不會讓它安靜下來。

這兩半也不會互相牽制。同時指定財務群組與三樓螢幕的公告，並不會讓三樓的螢幕只給財務的人看——螢幕會顯示給任何經過的人，因為螢幕並不知道誰在看。真正機密的內容，應該放在 在面板上顯示 關閉的公告裡。

只填一半的有效期永遠不會到期

有效期 決定公告什麼時候看得到。它是選填的，而值得知道的是只填一半時會發生什麼事。

公告在任一端留白時會顯示，或者在現在落於兩端之間時顯示。所以只有開始、或只有結束的有效期，會一直顯示——它從來不會開始倒數，也永遠不會過期。請兩端都設，或兩端都不設。

完全不設有效期，公告就會一直顯示到有人刪除為止。對常設公告是對的，對「上週五」那種公告則是錯的。

置頂 是另一個問題，講的是順序而不是時間：置頂的公告在任何列出它的地方都排在其他公告之前。置頂不會延長公告的壽命，過期的置頂公告就是消失。

通知只發一次

發到用戶界面不只是把公告放進應用程式。每個被指定到的人還會收到：

• 應用程式通知清單裡的一列，可以標為已讀；
• 送到他們登入中的裝置上的推播通知——瀏覽器、行動應用程式與 Teams。

有兩個後果值得先規劃：

• 排定的公告在開始時通知，不是在你儲存時。 星期五寫好星期一的公告、把有效期的開始設在星期一，推播就會在星期一送出。
• 編輯永遠不會再通知一次。 更正會出現在每個螢幕與應用程式上，但沒有人會被告知。如果這則更正真的需要被看到，請發一則新公告。

從哪裡看它的狀況

廣播 › 概覽 是營運視角：現在有什麼正在顯示，以及有幾則公告還有效。

公告不負責的事

• 它出現在哪個螢幕。 指定樓層是依位置挑選螢幕，而螢幕在哪裡來自裝置，不是這裡。完全沒有位置的螢幕只會對上沒有指定地點的公告——請看公告在應用程式看得到，螢幕上卻沒有。
• 誰可以發佈公告。 那是目錄裡的權限，不是公告上的設定。
• 和單一預約有關的事。 給某一場會議出席者的訊息，屬於那場預約。