来訪者番号をスキャンしてチェックインする

1. 受付スタッフの権限を与える

そのユーザーに受付ページが表示されるかどうかは、これで決まります。タイトルの横の 追加 から、ユーザーまたはユーザーグループを指定します。

2. 建物の受付に割り当てる

来訪者を受け入れる建物にはそれぞれ受付があり、受付スタッフは担当する建物の来訪者 しか見えません。権限だけで十分に思えるため、この手順は見落とされがちです。 所在地 が空のままの受付スタッフには何も表示されません。

建物にチェックを入れると右側にパネルが開きます。編集 を選び、ダイアログの 受付担当者 を開きます。追加 でユーザーとユーザーグループを検索でき、 1 つの建物に複数人を割り当てられます。

3. 受付を開き、正しい日付を表示する

受付はアプリのホームにあるページの 1 つで、左のメニューから選びます。開くと 本日の来訪者 が表示され、上部の日付が検索対象の日になります。

この日付は見た目以上に重要です。チェックイン が表示されるのは、まだ到着して おらず、かつ訪問日が当日の来訪者だけです。スキャンも画面に表示中の日付しか検索 しません。別の日を表示していると、正しいパスでも 結果がありません となります。

4. 来訪者の番号をスキャンする

スマートフォンでは右下の + ボタンをタップして スキャン を選びます。背面 カメラが開くので、来訪者の QR コードを枠内に収めると一度で読み取ります。

デスクではカウンター越しにカメラを向けることは通常ないため、代わりに検索ボックスを 使います。コード・名前・メール で検索できます。ハンディ QR スキャナーは番号を そのまま入力しますし、パスを持っていない来訪者は名前で探せます。ボックスの横の 来訪者番号をスキャン はカメラを使う方法で、カメラのある PC 向けです。

どの方法でも結果は同じです。一覧はその来訪者だけに絞り込まれ、番号は自分で入力した 場合とまったく同じように検索ボックスに入ります。

5. チェックインする

チェックイン をタップします。入力を求められる内容は訪問目的で決まり、その うちどこまで表示されるかは来訪者によって変わります。

• オンラインで事前登録済み の来訪者はフォームとアンケートに回答済みのため、 途中まで進んだ状態で開きます。訪問目的が写真を必要とし、まだ写真がない場合は 写真を撮る、それ以外は確認画面から始まります。
• 予約なしで来訪 した人は最初から進みます。来訪者情報、訪問目的が求める 写真と 来訪者アンケート、そして確認です。

入力項目は訪問目的そのもので変更します。

6. 結果を確認する

来訪者のカードの 訪問期間 に到着時刻と 訪問中 が表示され、チェックイン が チェックアウト に変わります。確認はこれだけです。まだ チェックイン が 表示されている場合は、最後まで進まずに画面を閉じています。