Outlook で 1 回分の会議室を変更した後、2 つの会議室が予約されたままになる（未解決）

症状

1 つの会議室で予約した繰り返し予約のうち、1 回分だけ別の会議室に変更します。そのあと残りの回の日時を変更すると、変更した 1 回分が 両方の 会議室で確保された状態になります。移動先の会議室と、移動元の会議室の両方です。

どちらの会議室もその時間を繁忙中として扱うため、ほかの人はどちらも予約できません。

発生する場所

会議室の空き状況は Offision ではなく Microsoft 365 側に保持されています。余分な確保は Microsoft 365 側で作られ、連携中の会議室の空き状況はその会議室のメールボックスから読み取るため、 Offision にもそのまま表示されます。

この動作は Offision を介さず、Microsoft 365 のカレンダーサービスに直接アクセスして再現できています。予約ルール、承認設定、同期処理が原因ではありません。

Microsoft 365 と連携していない会議室は、空き状況を保持するメールボックスがありません。そのため復活する繰り返し予約の招待も存在せず、この問題は発生しません。

発生する理由

会議室は各回ごとではなく、繰り返し予約全体 に招待されています。

1 回分だけ別の会議室に変更すると、その回の例外として記録され、元の会議室はその回を正しく解放します。元の会議室が残りの回を確保している間は、この状態で問題ありません。

残りの回の日時を変更すると、それらは別の会議として切り出されます。元の繰り返し予約には、別の会議室へ移した 1 回分だけが残ります。このとき、元の会議室が行った解放が維持されず、取り消されます。

確認方法

主催者自身のカレンダーでは、移動した回は新しい会議室だけが表示され、正しく見えます。余分な確保は元の会議室のカレンダーでしか確認できません。

見分ける点は 2 つあります。元の会議室が、すでに自分のものではない回を確保していること。そしてその会議室のカレンダー上の項目が、場所として もう一方の 会議室を示していることです。

会議室を解放する手順

移動した回をいったんキャンセルし、必要な会議室で単独の会議として作り直します。キャンセルすると両方の会議室が解放されます。そのあと元の会議室のカレンダーを開き、その時間が空いていることを確認してください。

1 回分だけ別の会議室が必要で、かつ残りの回の日時を変更する可能性がある場合は、はじめからその回を単独の会議として予約しておくと、この状態を避けられます。

現在の状況

これは Outlook と Microsoft 365 が、会議室を伴う繰り返し予約を扱う際の未解決の問題です。設定ではなく動作のため、Offision 側でオフにできるものはありません。状況は追跡しており、それまでは上記の手順が確実です。

関連する動作として、繰り返し予約全体の時間を変更すると、別の会議室に移していた回が通知なく元の会議室に戻ります。その種の変更を行ったあとは、別の会議室にしていた回を確認してください。