来客管理設定
管理ページ -> 来客管理 -> 来客管理設定 -> 設定来客管理設定は、以下を含むシステム全体の来客管理機能の設定です。
一般設定
- 来客の予約メールの送信を有効にする: 訪問の予約が完了すると、招待された来客は予約が確定したことを通知する招待メールを受け取ります。
- 他の訪問者情報をメールに表示しないようにする: この設定を有効にすると、メールは BCC で送信され、同じ招待状に含まれる他の訪問者のメールや名前を見ることはできません。さらに、Outlook は ICS ファイルを自動的に処理しません。
- ブラックリスト来客警告メール: ブラックリストに登録されている来客がログインすると、来客管理者に警告メールが送信され、来客のエントリーが通知されます。 . 来客 管理者は状況に応じて即座に対応できます。
- 受付代理来客の招待を許可: 受付スタッフは、招待者に代わってウォークインの来客を招待できます。
- 来客アプリによる来客のウォークインを許可: 予約されていない来客または来客バッジを持たない来客は、来客アプリで自己登録できます。 来客は セルフサービス端末で QR コードをスキャンするか、ウェブブラウザに URL を入力して来客アプリを開くことができます。来客はまた、セルフサービス端末で自己登録できます。
「チェックイン」ボタンを表示するには、端末設定の設定も有効にする必要があります。 - 来客が招待者を選択できるようにする: この設定を有効にすると、来客は来客アプリに登録するときに招待者を選択する必要があります。
- 訪問者が自己登録して複数の場所を選択できるようにする: この設定を有効にすると、訪問者は一度に複数の場所を選択することができます。
- 来客がルームを選択できるようにする: この設定が有効にすると、来客は来客アプリでウォークイン際に、場所としてルームを選択することができます。
- 来客登録の説明文: この設定が有効にすると、来客アプリに説明文を設定することができます。
- 来客が事前に登録できる日数: この設定は、事前の登録できる日数を制限することができます。0 は当日のみ.
来客 バッジ
- 来客 バッジ設定: 来客 バッジ が来客のメールボックスに送信される時間を設定できます。
- 来客事前登録ページを有効にする: 来客は事前登録メールを受け取り、到着前に情報と来客調査を記入することができます。 （来客がシステムに入り、事前登録を完了することができるように、このシステムは一般にアクセス可能にする必要があることに注意してください）。
- 訪問者バッジの仕組み:
- 各招待状には独自のバッジが付いています: この設定では、訪問者の各招待に対して訪問者バッジが生成されます。つまり、各招待には独自の記録があります。例えば、チェックイン/チェックアウトの時間やメモなどです。
- 各訪問者に対して、すべての招待では毎日同じバッジが使用されます: この設定では、各訪問者のすべての招待に対して 1 つの訪問者バッジが生成されます。つまり、訪問者は 1 日のすべての招待に対して 1 つの記録のみを持つことになります。
- 過去の訪問者バッジがまだ「訪問中」状態にある場合、そのバッジのステータスを自動的に「訪問終了」に変更します: この設定が有効にすると、過去の訪問者バッジがまだ「訪問中」状態にある場合、そのバッジのステータスを自動的に「訪問終了」に変更します。
- 過去の訪問者バッジがまだ「初期」状態にある場合、ステータスを自動的に「ノーショー」に変更します: この設定が有効にすると、過去の訪問者バッジがまだ「初期」状態にある場合、ステータスを自動的に「ノーショー」に変更します。
データ保護
- 来客 ID 番号に表示される文字数: ユーザーは、個人データを保護するために、システム (ID カード) に表示される文字数を決定できます。
- データの消去: 来客 ID のより高いレベルのプライバシー保護を容易にするために、2 つのレベルのデータ保護を決定できます。 ユーザーは、システムがデータを自動的に削除するように データ日数 と クリア時間 を設定できます (例: 01:00 AM)。
データ日数
データ日数の計算は、来客の「最終訪問日」、「最終招待日」、および「変更日」に基づいています。
- 来客 ID カード情報の消去: システムは、来客 ID 情報、つまり ID 番号を自動的に削除します。
- 来客の訪問記録情報の消去: システムは、来客と訪問の予約記録を自動的に削除します。