訪客管理設定
管理頁面 -> 訪客管理 -> 訪客管理設定 -> 設定訪客管理設定是對整個系統的訪客管理功能的設定，包括:
一般設定
- 啟用發送訪客預約電子郵件: 訪問預約完成後，受邀訪客將收到一封邀請電子郵件，以通知已確認的預約。
- 防止在電子郵件中顯示其他訪客訊息: 啟用此設定後，電子郵件將透過密件副本發送，訪客無法看到同一邀請中其他訪客的電子郵件或姓名。此外，Outlook 不會自動處理ICS檔案。
- 黑名單訪客警告電子郵件: 當被列入黑名單的訪客登入時，將向訪客管理者發送一封警告電子郵件，以通知他/她的入場。訪客管理者可以立即對情況做出相應反應。
- 允許接待處代理訪客邀請: 接待處職員可以代表邀請人邀請未預約訪客。
- 允許未預約的訪客，通過訪客APP自行登記: 未預約訪客或沒有訪客證的訪客可自行在訪客App進行登記。訪客可透過掃描訪客自助服務機上的二維碼或在網頁瀏覽器上輸入網址開啟訪客App。 訪客也可在訪客自助服務機上進行訪客登記。
您還需要啟用播放器設定上的設定以顯示 登記按鈕。- 允許訪客選擇邀請者: 啟用此設定後，訪客在使用訪客APP進行登記時需要選擇邀請人。
- 允許訪客自助登記選擇多個位置: 啟用此設定後，訪客可以一次選擇多個位置。
- 允許訪客選擇房間: 啟用此設定後，訪客可以透過訪客APP選擇房間作為目的地。
- 訪客自組登記說明: 啟用此設定後，您可以在訪客APP中設定說明。
- 訪客可以提早登記天數: 此設定用於限制訪客可以提早登記的天數。0為僅限今天。
訪客證
- 訪客證設定: 您可以設定訪客證發送至訪客郵箱的時間。
- 啟用訪客預先登記頁面: 訪客將收到一封預先登記郵件，允許他們在抵達前填寫資訊和訪客問卷。(請注意，本系統應設定為可公開訪問，以使訪客能夠進入本系統並完成預先登記)。
- 訪客證機制:
- 每個訪問邀請都有單獨的訪客證: 此設定將為訪客的每次邀請產生訪客證。這意味著每個邀請都會有自己的記錄，例如登記/離開時間和備忘錄。
- 對於每位訪客，每天的所有邀請都將使用相同的訪客證: 此設定會為每位訪客的所有邀請僅生成一張訪客證。這意味著每位訪客每天的所有邀請只會有一個記錄。
- 如果過去的訪客証仍處於“訪問”狀態，則自動將其狀態變更為“離開”: 啟用此設定後，如果過去的訪客証仍處於“訪問”狀態，則自動將其狀態變更為“離開”。
- 如果過去的訪客証仍處於“初始”狀態，則自動將其狀態變更為“未出現”: 啟用此設定後，如果過去的訪客証仍處於“初始”狀態，則自動將其狀態變更為“未出現”。
數據保護
- 訪客證件號碼會顯示的字數: 用戶可以決定在系統上顯示的字數(身份證)以保護他們的個人數據。
- 清除數據: 為了促進更進階別的訪客身份隱私保護，您可以決定兩個級別的數據保護。 用戶可以設定系統自動刪除數據的數據日數和清除時間(例如上午01:00)。
數據日數
數據日數計算取決於訪客的"最後訪問日期"、"最後邀請日期"和"修改日期"。
- 清除訪客身份證件資訊: 系統會自動刪除訪客身份數據，即身份證號碼。
- 清除訪客到訪記錄資訊: 系統會自動刪除訪客及來訪預約記錄。